회사 이사/이전 관련 일정 정리 및 주의사항 (2)

지식산업센터_입주제한업종.pdf

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회사를 이전하는 준비 과정, 일정 및 주의 사항을 아래와 같이 살펴 보았습니다. 

 

2020/10/30 - [Human resources] - 회사 이사/이전 관련 일정 정리 및 주의사항 (1)

회사 이사/이전 관련 일정 정리 및 주의사항 (1)

 

여러 곳의 매물을 비교 후 이사할 곳을 정했다면, 이제부터는 실제 이사 할 곳의 시공 및 이사 준비 등에 대해 확인해 보겠습니다. 

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• 대행업체 및 임대 계약 조건 확인

앞서 소개한 업체들을 연락하고, 각 업체들의 계약 조건을 확인 합니다. 

서울 주요 사무실 지역의 경우에는 관례상 임대인이 업체에 수수료를 지급하고 임차인을 찾는 경우도 있고, 그렇지 않은 경우 여느 부동산 거래와 유사하게 임대인과 임차인이 부분적으로 부담하는 경우도 있습니다. 

수수료는 대부분 1개월 임대료가 논의되고, 경우에 따라서는 다른 경우도 있으니 내용에 대해 꼼꼼히 확인이 필요 합니다. 

 

대행업체의 계약 조건은 이미 서칭 시작 전에 확인되고 확정되어야 하며, 당연히 계약서로 확정해야 합니다. 계약서 확정 시 수수료의 비용 지급 시기가 언제인지 여부도 확인하시기 바랍니다. 원하는 사무실을 찾고 계약을 진행한다면, 모든 과정은 대행업체에서 진행을 도와 줍니다.

 

그렇다면, 임대차계약 진행 시 확인해야 중요 사항을 아래와 같이 살펴 보겠습니다.

 

1. 입주가 가능한 사업 업종인지 여부

 : 임대하는 곳의 계약을 진행 시에는 현재 운영하는 사업체가 입주하는 조건을 갖추고 있는지 반드시 확인 하시기 바랍니다. 근래 수도권 및 대도시 내에 새로 지어지는 대부분의 건물들은, 지식산업 센터라던지 벤처센터 등 정부 지원 사업의 목적에 맞춰, 조건에 해당되는 사업체만이 입주를 할 수가 있습니다. 해당 지역의 관할기관에 문의하셔서 아래와 같이 입주 가능한 업종코드를 확인하고, 만약 사업체가 해당되는 업종코드가 없다면 변경 가능한 업종 코드가 있는지 확인 후 사업자등록증을 변경해야 합니다. 

지식산업센터 입주 가능 업종 예시 (1)

지식산업센터 입주 가능 업종 예시 (2)

중요한 점은 아래와 같이 입주 제한에 해당되는 부분이 있는지 반드시 확인해 보셔야 합니다. 

지식산업센터 입주 제한 업종 예시

제가 진행하면서 관련 기관에서 전달받은 입주가능 업종에 대한 상세 내역은 자료로 첨부하니 참고 하시기 바랍니다. 지역별로 차이가 있을 수 있으니 반드시 해당 지역의 관할 기관에 확인하시기 바랍니다. 

 

2. 인테리어 기간 등 협의 조율 

 : 사무실 계약 시에는, 경우에 따라 인테리어 시공을 위한 추가적인 기간을 논의할 수 있는 여지가 있습니다. 계약서를 체결하기 까지 소요되는 시간 등을 감안하여 협의를 요청할 수 있으며, 대부분의 임대인이 1개월 정도 무상 인테리어 기간을 제공하는 것으로 경험 했습니다. 이 부분은 협의가 가능한 부분이니 꼭 한 번 확인해 보시기 바랍니다. 또한 관리비 등 무상 기간 동안 발생하게 되는 비용 등은 대부분 임차인이 부담하게 되는데, 이런 부분도 상세히 확인해야 합니다. 

 

3. 임대차 계약 양자 합의서 관련 사항

 : 여느 임대차 계약과 동일하게 제일 중요한 임대차 관련 사항이 포함되는 서류 입니다. 하지만, 실제 임대차 계약을 하기 전에 위의 사업자 등록증 변경 등을 위한 시간이 필요하던가, 임대차 계약을 하기 전에 계약금을 미리 지급하여 매물을 확보하기 위한 목적 등 다양한 이유로 합의서를 먼저 작성할 수도 있습니다. 

계약 체결일 부터 계약금 금액, 지급일, 잔여금 및 보증금 등 금액 지급일, 계약 기간, 관리비 사항 등 관련된 부가 사항 등 상세한 내역들을 확인해야 합니다. 내용은 상세할 수록 좋으며, 관련 사항은 임대 계약 대행 업체나, 관련 공인중개사 등에게 중복으로 확인하여 혹시나 놓치는 부분이 없도록 검토하시기 바랍니다. 

 

4. 임대차계약

 : 모든 사항이 준비되고, 계약하기 위한 잔금 등이 준비된다면 임대차 계약을 진행하면 됩니다. 

 

 

• 인테리어 업체 계약 및 시공 시작 가능일자 확인

인테리어 업체 서칭은 장소를 선정하기 이전에 완료가 되어야 합니다. 인테리어 업체가 현재 사무실과 이전할 사무실 환경 및 도면 등 관련 자료를 모두 수집하고, 우리가 원하는 사무실 구성 및 인테리어 등을 제안하는 데 보통 빠르면 2~3주의 시간이 소요 되었습니다. 인테리어 업체가 논의되고 레이아웃을 결정하는 데에 짧게 1주일만 감안하더라도, 시공하기 전에 이미 1개월이 시간이 소요되기 쉽상 입니다. 최소 아래와 같은 일정은 예상할 것을 권장 드립니다. 

인테리어 업체 선정 및 시공 일정 예시 

저의 경우 3개 업체와 현장 방문 및 시안 논의, 내부 결정을 하는데에만 2개월이 넘게 소요 되었으며, 업체와 계약 후 관련 물품 주문 및 일정 조율로 뜻하지 않은 1~2주를 더 지연하게 되었습니다. 결국, 임대차 협의서는 6월 초에 진행하고 인테리어 업체는 현장 방문을 진행 했음에도 불구하고, 8월에서야 착공을 하여 9월 말 경에 완료를 하게 되었습니다. 각 단계마다 예측하지 못하는 추가 기간이 있으므로 일정 관리가 정말 중요합니다. 

 

인테리어 업체와 협의 시, 회사 이사 및 사무실 가구 배치까지 모두 일괄적으로 처리하는 조건으로 확인해 보시기 바랍니다. 그렇지 않을 경우, 이사 업체, 네트웍 업체, 가구 업체, 가전 업체 등등 모든 업체를 일일이 확인하고 조율해야 하는 어려움이 따르게 됩니다. 

 

이외에도 다양한 요소들을 확인하여, 각 인테리어 업체의 최종 견적을 요청하시고, 제공되는 시안과 함께 견적을 비교하여 조건에 맞는 업체를 선정하시면 됩니다. 

  

 

• 이사 일자 확정 및 관련 일정 정리

인테리어 일정이 현재 있는 사무실 임대 기간과 적당히 맞춰진다면, 이제 이사 일정 확정 및 준비를 할 단계 입니다. 

 

대부분의 이사업체들이 서류나 물건들을 정리하는데 추가적인 비용을 요구하기도 하고, 회사 내부 물품 및 다양한 서류 등의 이유로, 가급적이면 개인 책상 서류 및 캐비넷 자료 등은 담당 직원들이 개인적으로 포장하도록 조율하기를 추천 드립니다. 약 100여평의 사무실에, 30여명이 넘는 책상 및 캐비넷 등 자료 정리 하는데 약 1주일 정도 시간을 주고 각자 포장을 했습니다. 이사 업체 확정 후, 사무실 이전일의 최소 1주일 이전에는 포장 관련 박스와 바스켓 등을 요청하셔서 포장을 하고, 각 상자에 부서명/이름표 등을 작성하여 이전 시 해당 자리에 배치되도록 합니다. 

이사 박스 분류를 위한 스티커와 부서 가구 및 직원 배치도 예시

이를 위해서는 새로 이사하는 사무실의 책상, 캐비넷 위치 등이 미리 정해진 곳으로 이동할 수 있도록 평면도를 만들고, 이사일에 이사 업체의 모든 분들께 배부하면 원활하게 물품을 이동할 수 있습니다. 

 

회사 이전에 미리 확인 및 일정 조율을 해야 하는 사항들은 아래와 같습니다.

 - 사무실 및 창고 등 재산/화재 보험 등 관련 내용 확인

 - 보안시스템 해제 및 이전 사무실 신규 설치 관련 일정 조율

 - 협력 업체 등 관계사에 이전 일자와 업무 공백기 안내 및 협조 요청

 - 회사 렌탈 기기 등 일정 조율 및 이전 확인 

 

그 외에도 각 부서 담당자들과 수시로 논의 하여 업무의 공백이 최소화 되도록 필요 사항들을 지속적으로 확인해야 합니다.

 

• 네트웍, 서버 이전 관련

이 부분은, 회사 이전이 계획된 순간 부터 IT 관련 담당자가 정해지고, 일정을 조율하도록 해야 합니다. 사무실 이전에 따라 회사 서버가 사용 불가한 시간이 분명 발생할 것이고, 그 공백기를 최소화할 수 있도록 사무실 이전과 별개로 네트웍 및 서버 이전 일자를 조율해야 합니다. 

 

또한 새로운 사무실에 각 책상에 전원선 연결 시, 네트웍 관련 배선이 함께 배치될 수 있는지 여부와 함께 어떤 방법으로 진행할지도 병행하여 논의되어야 합니다. 물론 모든 사무실 레이아웃이 결정된 이후에도 지속적으로 배선 배치 등을 확인해야 하며, 인터넷 전화선 배치, 사무실 내 무선네트웍 설치 위치, 서버실 환경 등 다양한 부분에 대해 업무 확인이 필요하므로, IT 전문가가 반드시 필요하며, 만약 내부의 담당자가 없다면 외부 업체와 계약하는 것을 추천 드립니다. 

 

• 회사 이사 관련

이사 업체가 모든 물품 및 가구 등을 이전해 준다해도, 이사를 나가게 되는 사무실과 이사를 들어가게 되는 사무실에 각각 책임자급의 담당자가 현장을 지켜야 합니다. 물품이나 가구 이송 시 파손이 발생하는지 여부를 확인함은 물론이고, 이사 나간 후의 사무실 정리, 이사 들어가는 곳의 가구 배치 및 물품 안내 등 사소하게 챙겨야 할 부분이 많습니다. 

 

특히 전원배선 배치, 가구 배치 등 정리되기 어려운 부분에 대해 지속적으로 안내해 주고, 특히 유리벽면, 석고벽면 등 물품 이동 시 파손되기 쉬운 부분도 지속적으로 확인하시길 추천 드립니다. 참고로, 저희는 인테리어 업체가 고용한 이사업체로 조율을 했고, 이사 시 발생한 약간의 벽면 손상 등은 인테리어 업체 추가 보수 하는 것으로 계약을 했습니다. 

 

이사 나오는 사무실 경우에는 기본적인 정리 및 사무실 파손 상태 등을 확인하시고, 사무실의 열쇠 등을 잘 확인하셔서 임대주에게 잘 전달하시면 됩니다. 사무실 이전 후 발생하게 되는 폐기물 등도 처리 방법을 미리 논의하여 이사일 이후 추가적인 논쟁이 발생하지 않도록 주의하시기 바랍니다. 

 

 

• 이사 후 정리 사항

이사 후 짐 정리하는 것은 각자 담당자들에게 다시 안내하고 가급적 빠른 시일 내에 정리하도록 합니다. 그리고 정리 후 발생되는 빈 박스 및 바스켓 등도 이사 업체나 폐기 업체 등과 미리 논의해 두시기 바랍니다. 

 

이사 후 가장 중요한 사항은 변경된 등기신청 및 사업자등록증 변경 신고 입니다. 

회사 이전 후 변경된 주소로 등기 신청 및 사업자 등록증 변경은 14일 이내 진행되어야 하며 그 이후 신고 시에는 벌금이 부과될 수 있으니 참고하시기 바랍니다. 변경 이후 원천세 신고 등 사업장 관련 내용이 모두 이사한 지역에 제대로 신고가 되고 있는지 확인해 보시기 바랍니다. 

 

그 후, 필요에 따라 홈페이지 및 관련 인터넷 정보에도 새로운 주소가 업데이트 될 수 있도록 하고, 내부 직원들의 명함 등 변경된 주소가 필요한 부분을 확인하여 관리를 하시면 됩니다. 

 

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저의 경우, 올해 3월 경부터 이사 준비를 시작해서, 8월에 이사 계획을 했지만, 약간의 일정 협의로 인해 결국 9월에 이사를 마무리 하게 되었습니다. 총 6개월 동안 약 10여명의 직원이 지속적으로 이사 업무에 관여 했으며, 총 20여개의 업체와 업무 협의 및 조율을 진행 했습니다. 이에 따라 통화를 하게 되는 대상자 수와 업무 미팅은 얼마나 진행하게 되었는지...지금 생각해도 참 쉽지 않은 일이었습니다. 

 

제 경험이 참고가 되어 부디 원활하게 사무실을 이전하시길 기원합니다. 

 

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