수많은 엑셀 고수들 사이에서 명함도 못 내밀 수준이긴 하지만, 그래도, 인사팀에서 근무하면서 불편하지 않을 정도로 엑셀은 사용을 하고 있습니다. 생각보다 간단한 엑셀 기능/함수들이 어떤 업무에 용이하게 사용되는지 소개 드리겠습니다.
연관 업무에 대해서만 소개를 드리고, 함수의 실제 사용 방법에 대해서는 엑셀 고수분들이 정리한 내용을 찾아 보시는 것을 추천 드립니다.
1. 오류 없는 양식 관리법 : 메일링 (Mailings)
제목에 엑셀만 쓰려다가, 워드를 넣게 된 것이 이 기능 때문입니다. 사실 이 글을 적게된 계기도 이 기능 때문이네요.
메일링은 워드 파일에 있는 양식 내용을 엑셀에서 끌어와 사용할 수 있는 워드-엑셀 연결 기능입니다.
아래는 제가 직접 사용했던 양식 예시 입니다.
위 워드파일의 예시는, 고정된 양식으로서 표나 그 외의 문구는 그대로 인쇄되는 형태로 작성하고, "{ MERGERFIELD }" 라고 표시된 부분은 변수가 적용되는 부분으로서, 아래의 엑셀파일의 예시에서 값을 불러와서 보여주는 형태 입니다.
이 기능의 장점은,
1) 고정 양식에 다양한 변수가 반영된 다수의 서류를 만들어야 하는 경우에 오류 없이 적용 가능
2) 엑셀파일의 변수 내역을 최소의 수정으로 워드로 옮기고, 엑셀은 장부처럼 관리도 용이
3) 다양한 업무에 적용하여 업무 효율 향상
입니다.
제가 과거 사용했거나, 적용한 문서 종류로는,
- 재직/경력증명서
- 급여 인상 협의서
- 인센티브 지급 협의서
- 성과/역량평가 양식
- 상패 / 상장 / 근속상
- 그 외 각종 안내 양식들
동일한 양식에 직원 전체의 각각 내용을 입력하는 것이라면 어떤 것이든 적용 가능 합니다.
요즘은 대부분 HRIS (HR Information System)을 도입하여, 온라인 상으로 대부분이 구축 가능하지만, 이런 시스템이 적용되지 않은 경우에는 직원이 50명만 되도 모든 내용을 오류없이 작업하기는 어려운 점이 있습니다.
MERGERFIELD 의 입력 부분에는, 날짜 입력 양식, 통화 입력 방식 등의 다양한 표기법도 응용이 가능합니다.
영어로 mergefield toggle로 구글 검색을 하면 다양한 자료들 확인이 가능합니다.
2. 필요한 정보만 추출 : vlookup
아마 인사팀 업무를 하면서 가장 많이 사용한 엑셀 함수가 아닐까 생각 합니다.
마스터 파일의 기준값으로 원하는 변수 값을 추출해서 새로 작성하는 파일에 옮기는 기능 입니다.
정보의 형태에 따라 hlookup도 동일하게 사용 가능하지만, 대부분 HRIS 에서 추출되는 직원 정보 Master data 혹은 Raw Data가 수직방향으로 이름에 따라 내용이 표시되는 형태이다 보니, vlookup이 많이 사용 됩니다.
대부분의 엑셀 자료에도 유용하게 활용하고 있으며,
- Master data의 일부 정보만 다른 파일로 옮기는 경우
- 다양한 파일의 별개의 변수들을 하나의 파일로 작성하는 경우
- 다수의 자료를 비교 분석 하기 위해 여러 파일들의 변수를 추출하는 경우 등,
딱 어떤 종류의 파일을 위해 사용한다기 보다는 다양한 경우에 응용하여 사용하며, 도움이 많이 되는 함수 입니다.
사용법을 명확히 익혀 다양한 부분에 응용하시길 추천 드립니다.
3. 매번 피벗 테이블을 만드는 것이 어려울 때 : sumifs, countifs
엑셀에는 멋진 테이블을 구성하기 위한 피벗테이블 (Pivot Table)이라는 기능이 있습니다.
하지만, 피벗 테이블 사용 시에는 테이블을 구성하는 값이 변경된 것이 즉각 반영 안되어 새로고침을 해줘야 하는 것과, 테이블 모양이 계속 어그러진다던지, 혹은 원하는 필드값의 순서가 변경되어 매번 수정을 해줘야 합니다.
고정된 표에 일정한 변수값이 계속 적용되는 것을 확인 하려면, 피벗테이블은 수정 작업을 적용해야 하는 반면, sumifs, 혹은 countifs로 사용한 표는 실시간 업데이트 되면서 고정된 양식으로 값을 볼 수 있습니다.
제가 현재 사용 중인 자료를 기준으로 피벗과 sumifs 자료로 정리한 표를 비교해 보면 아래와 같습니다.
두 표의 차이가 보이시나요?
좌측의 피벗테이블 경우, 매번 위의 데이터가 변경될 때 범위를 설정하고, 새로 테이블 양식 (금액 천단위 콤마) 등을 설정해줘야 하는 반면, 오른쪽 sumifs 의 경우 설정된 데이터 영역에 이름/월 표기만 제대로 입력된다면 테이블에 바로 값이 업데이트 되고 기존 양식이 그대로 유지되는 장점이 있습니다.
또한, 오른쪽 제일 마지막 항목의 경우, 고정값에서 매월 사용하는 비용의 합산이 차감되는 금액을 나타내는데, 피벗테이블의 경우 이 값을 일일이 다시 설정해줘야 하는 번거로음이 있었습니다. 아마 다른 방법이 있긴 하겠지만, 굳이 복잡하게 피벗테이블을 고집하고 싶은 마음이 없었습니다.
- 일정 단위기간 일정 항목으로 취합되는 비용 정리
- 예산 등 일정한 부서에 대한 일정 항목을 관리하는 내역
등, 다양한 양식에서 활용이 가능합니다.
인사팀 업무 중 Countifs로 아래와 같이 채용 절차 중 인력 현황 관리자료를 만든 사례도 있습니다.
각 sheet의 값에서 좌측과 상단의 조건을 만족하는 값들이, 테이블 안의 합계 숫자로 나타는 식으로 채용 절차별 인력 현황을 작성한 파일로서, 팀 내의 분업화 된 업무를 전체적으로 확인하는 데에 유용하게 사용 했습니다. (이건 저의 이전 사수께서 작성한 파일이었고, 엑셀 함수의 다양한 활용 방법을 배운 자료였습니다.)
엑셀을 정말 잘 사용하시는 분들에 비해 아주 초보적인 적용 사례 이지만, 인사 업무처럼 일정하게 단계별로 진행되는 다수의 업무를 정리하는 데에는 충분한 함수인 것 같습니다.
업무에 도움이 되셨길 바랍니다.
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