얼마 전에 현재 근무하는 회사의 사무실 및 창고 이사를 완료 했습니다.
서울 외곽의 사무실 100여평 / 창고 100여평의 장소를 사용하고 있었는데, 경기도 지역으로 이동하면서 사무실 150여평 / 창고 120여평으로 좀 더 넓어진 신규 빌딩에 이전을 하게 되었습니다.
이사 이전부터 차근차근 준비한다고 했지만, 그래도 아쉬운 점이 많습니다.
추후 다시 관련 업무를 담당할 일이 없었으면 하는 바램이지만, 그래도 업무 정리 차, 순서대로 절차를 나열해 보겠습니다.
- 현 계약 조건 및 이사 일정 계획
현재 사무실의 계약이 종료되는 시점을 확인하고, 특히 계약 종료 임대인과의 특별한 조건이 있는지 고려하여 이사 나가는 일정을 정해 두는 것이 좋습니다. 대부분 사무실은 이사 후 내부 공사한 부분을 원상 복구 하는 것이 조건으로 되어 있기에, 기존 가벽 등 구조물을 철거하는 기간을 규모에 따라 2~3주씩 고려를 해야 합니다.
계약 종료일이 9월 30일이고, 철거 및 원복 공사가 2주 정도 고려 된다면, 최소 9월 15일 경에는 이사 일정을 계획해야 추후 계약 관련 문제를 최소화 할 수 있습니다. 물론 공사는 변수가 많다는 것을 감안한다면, 추가 1주일 정도는 더 여유 기간을 잡아야 할 것입니다.
현 계약 조건은 건물의 전용면적 (m², 평수로 대략 계산 하더라도 어짜피 계약서는 명확히 따지게 되니 평방미터로 비교하는 것이 수월합니다), 보증금, 월 임대료, 월 관리비 등으로 간단하게 작성해도 되며, 필요에 따라 창고 가능여부, 주차 가능 대수, 대중교통 접근성 등 장단점을 간단히 정리하면 추후 여러 매물을 비교하는 데 수월합니다.
준비자료 : 현 사무실 임대차 계약서, 사무실 도면(가벽 및 가구 배치된 도면), 전기 및 소방 도면, 네트웍 설정 내용, 재산보험 등 보험가입 자료, 관리비 등 월 고정비용 관련 내용 등
- 이전 희망 조건 확인
위에서 확인한 기본적인 조건을 기준으로, 이전하는 사무실에 필요한 조건을 확인 합니다. 가령 현재 공간 보다 어느 정도 확대/축소 되는지, 사무실 공간에 대한 특별한 조건이 있는지, 추후 부동산 업체와 확인되어야 하는 사항 등을 미리 확인하고, 최소한의 조건을 정리 합니다.
이 과정에서 회사 내에서 요청되었던 사항들을 확인하고, 필요하면 팀장 등의 결정권자들 모임을 통해서 최소 갖춰야할 공간, 장비, 시설 등을 정리해서 대략적인 공간에 대해 협의해야 합니다. 대부분 서울/경기 지역의 사무실은 5년으로 계약하는 곳도 많기 때문에 추후 인력 충원 및 회사 확장 등도 고려가 되어야 합니다.
논의된 사항을 기반으로, 현재 사무실 면적에서 최소 얼마나 확장된 장소 및 어떤 조건들이 필요한지 작성한 내용이 있어야만 추후 부동산 서칭에 필요한 정보를 안내할 수 있습니다. 물론 가장 중요한 월 임대료 등도 가용 예산이 어느정도인지 여부를 미리 정해두고, 추가 절차에 대해 상세 계획 및 업무 분담이 필요합니다.
- 업무 분담 팀 구성
너무 다양한 업무가 동시다발적으로 진행되고, 또한 다양한 의견을 취합해야 하는 상황이 자주 발생하므로, 각각 업무에 대해 담당자를 정하고 그 담당자가 필요 업무 일체를 진행하도록 Task force team을 구성하는 것이 필요합니다. 회사의 규모 및 인원 등에 따라 다양한 업무가 있겠지만, 대략적으로 제가 업무를 분류한 것은 아래와 같습니다.
크게 분할된 업무의 담당자 선정 후, 모든 담당자가 모여 세부 진행 업무에 대해 정리 했습니다. 가령 계약서에 필요한 내역은 어떤 종류가 있으며 어느 시기에 정리가 되어야 하는지 여부, 회사 네트웍은 관련 부서와 연계되어 네트웍 해제, 이전, 설치 관련 필요 사항 및 절차 등을 확인하여 대략적인 이사 날짜와 연계할 수 있는지 여부 등 큰 업무부터 파악이 가능한 상세 업무까지 계속 분류를 하고 담당자를 정합니다.
그 후 대략적인 일정을 파악하기 위해서 각 업무 진행 상태를 알려주는 표를 간단하게 작성 했습니다. 아래와 큰 업무의 내역들을 나열 후, 그 업무들이 완료되어야 하는 시점 등을 정리하여 계약 종료 시점을 전후로 하여 일단위로 어렵다면 주단위로 각각의 업무 소요 시간, 완료 시점 등을 정리합니다.
이 자료를 계속 업데이트 하여, 업무 예상 소요 시간 계산 및 계획대로 일정이 진행되는지 여부, 업무 완료 시기 등을 용이하게 조율 할 수 있었습니다.
- 부동산 업체 선정 및 업무 문의
제가 근무한 외국계 회사의 경우, 대부분 외국계 부동산 컨설팅 회사들과 업무를 진행해 왔습니다. 국내에서 사무실 관련 부동산 컨설팅으로 유명한 기업은 아래와 같이 CBRE, JLL, Cushman, Savils 등으로 알고 있습니다.
각 기업마다 특색이 있고, 또한 각 기업들의 수수료 등 조건이 상이하니 계약 조건 등 확인 후 사무실 서칭을 진행하면 됩니다. 각 회사의 담당자가 정해지면 담당자의 성향이나 커뮤니케이션 원활 여부 등을 고려하여 최소 2개 업체 정도는 업무를 진행하는 것이 다양한 매물 확보를 위해 용이 합니다.
부동산 업체와 계약 조건 등 협의를 하는 기간을 약 1주일 감안하고, 그 후 찾는 사무실 조건 등을 전달하면 최초 매물을 안내 및 전달 받는 것은 빨라야 3~4주 이후에나 가능하니 일정에 잘 반영하시기 바랍니다.
- 실매물, 상세 내역 확인 및 비교
조건에 부합하는 매물을 제안 받았다면 실매물을 눈으로 확인해 봐야 하는데, 실매물 확인 시에는 의견을 공유할 수 있는 몇몇 담당자들과 함께 방문하기를 추천 드립니다. 예를 들어, 사무실에서 가장 큰 부서를 담당하는 부서장, 혹은 실험실이나 사무실 내에 필요한 시설에 관련된 담당자, 그 외 사무실 환경 등을 꼼꼼히 확인할 수 있는 담당자 등 현장 방문 책임자를 정해서, 모든 매물을 다 함께 보고 비교하는 것이 추후 업무 조율에 용이 합니다.
매물을 확인 할 때는 대략적으로 아래와 같은 사항 등에 대해 검토를 했습니다.
- 건물 : 내외관 상태, 층고 높이, 환기 여부, 전기/공조 등 설치 상태, 내부 시공 가능 범위, 주차 등
- 계약 : 계약 가능시기, 기본 조건, 최초 계약 기간, 임대료 인상 협의 방법, 건물 관리비 등 비용에 관련한 사항들
- 환경 : 주변 교통 접근성, 대중교통 접근성, 식당 등 편의 시설 등
전반적인 내용들을 확인 후에는, 의견 취합이나 보고를 위해 정리 자료를 만들 필요가 있습니다.
현재 사무실 위치를 중심으로, 확인한 매물들의 위치와 함께 참고 사항으로 직원들의 거주지 분포도 또한 논의 하는데 유용합니다.
위 내용 등으로 이사할 장소가 정해진다면, 이제 본격적으로 회사 이전 관련 절차가 진행 되어야 합니다.
만약 위 단계로 결정이 안된다면 또 추가적으로 매물을 보고, 보고하고 결정하는 시간이 추가 되겠죠.
다양한 매물이 거래가 되고, 사라지는 경우가 많기에 내부 보고 및 결정에 대해 효율적인 방법을 찾는 것이 중요합니다.
저는 이렇게 회사 이전이 결정된 후 관련 장소를 확인 및 비교 보고 하는데 약 3개월의 시간이 소요 되었습니다.
이 단계에서 장소가 결정되어야 계약을 진행하고 내부 공사 및 이사 등을 할텐데...아직도 갈 길이 멉니다.
여기까지만 업무를 진행하는 데에도 많은 어려움이 있었지만, 주의할 점을 살펴 보자면,
- 일정 조율에 만전이 필요합니다.
- 계약과 관련된 사항들은 이상이 없도록 반드시 서면화 하고, 명확히 파악해야 합니다.
- 이사와 관련된 다양한 업무는 지속적으로 확인하고 담당자를 정해 계속 확인을 해야 합니다.
- 부동산 업체와는 협업을 잘 조율 해야 합니다. 담당자에 따라 매물의 상태랄지 절차 진행 등 차이가 많습니다.
- 매력적인 매물은 누구에게나 인기가 많습니다. 매물을 안내받고 허탕을 치게 되는 경우도 많이 발생 합니다.
- 그렇다 보니, 모든 조건을 만족시키는 곳은 기대하기 어렵고, 적정선에서 단호한 결단이 필요합니다.
이제 이사갈 곳이 정해졌다면, 그 이후 단계 업무에 대해서 추가 글로 정리해 보겠습니다.
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