회사원으로서 긍정적 평가를 위한 좋은 업무 습관 7가지 (지극히 개인적인..)

인사팀에서 다양한 부서, 직무, 경력의 대상자분들을 관찰하고 평가도 하게되는 경우가 많습니다.  

 

특히나 회사에서 인정받는 핵심 인재로 구분되는 분들, 수많은 업무를 깔끔히 정리하시는 분들, 타 부서와의 협업 능력이 뛰어난 분들 등등... 아무래도 소위 '잘나가는'분들을 우러러 보며, 어떠한 요소들이 그 분들을 '능력자'로 칭송받게 하며, 같은 시간 대에 더 많은 업무를 효율적으로 처리하면서도 여전히 좋은 평가를 받게 되는지 많은 점을 배우게 됩니다. 

 

그간 많은 분들을 보고 배웠던 것들 중, 효율적인 업무 진행과 함께 아직도 여전히 실천하려 애쓰고 있는 습관들을 정리해 봤습니다. 

 

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1. 매일 1회, 혹은 최소 매주 1회 '백지'에 업무 정리

다이어리던, 아이패드던 상관 없음, 본인이 머리에 생각나는 것들, 잊고 있다가 갑자기 생각난 것들, 수분 동안, 최소 5~10분 정도, 곰곰히 그간 한 일을 돌이켜보고 해야 할 것들을 체크리스트 형식이나 마인드맵 형식 등으로 자유롭게 정리해 봅니다. 

 

무엇보다 '백지'에 생각이 나는 대로 업무를 작성해 보는 것이 중요 합니다.

 

이유는, 머리 속으로 그간의 업무를 돌이켜 보고, 업무의 중요도 및 긴급성 등을 판단하여 정리가 가능하며, 메모나 이메일 등으로 인해 시간에 쫒겨 한쪽으로 생각이 치우침을 방지할 수도 있기 때문입니다. 

 

먼저 생각나는 것은 가장 중요한 업무일 수도 있고, 사소하지만 절대 잊어서는 않되는 단순한 업무일 수도 있습니다. 

지난 달, 지난 주, 전날 등, 머리 속에 있는 모든 기억을 다 뒤져본다는 느낌으로, 기억나는 것은 본인이 알아 보기 가장 쉽게 작성을 합니다. 

 

 

2. 정리한 업무는 마감 시한과 중요도를 고려해서 우선순위 선정

위에서 작성한 내용들을 업무의 중요성, 긴급성, 필요성 등을 고려하여 우선 순위를 정하고, 반드시 기억해야 할 마감 일자나 중요 사항와 함께 해당 일자 다이어리, 캘린더 등에 주별, 일별 등으로 작성합니다. 

 

중요하진 않지만, 반드시 처리되어야 하는 업무 중 처리 시간이 5~10분 이내의 단순한 업무라면 장시간이 요구되는 중요한 업무를 하기 전에 미리 정리 합니다. 가령 저의 경우에는 증명서 발급 요청을 승인해주는 작업이랄지, 금방 답변이 가능한 이메일 회신을 하는 경우가 있겠네요. 

 

3. 이메일은 바로 확인 후 회신, 혹은 추후 회신 할 수 있도록 깃발 표시

가능하다면 업무 메일은 오전 업무 시간 중에 다 처리하는 것을 추천 합니다. 

물론 업무의 종류에 따라 수백~수천개의 이메일을 받는 분들은 다른 방법이 있겠지만, 이메일이 쌓이게 되면 그만큼 미리 처리할 수 있는 업무가 늘어나게 되는 경우도 많습니다. 

 

업무 협조 요청을 받았다면 필요 질문이나 답변 등을 가급적 빠른 시일 내에 회신, 확인 후 회신이 가능하다면 스스로 회신 일자를 정하고 기일 내에 회신하는 것을 추천 합니다. 추후 요청 받은 업무의 내용을 다시 파악하고 시간에 쫒겨 하다보면 오히려 일이 더 커지는 경우도 많이 발생하기 때문 입니다. 따로 회신이 필요없는 메일일지라도, 여유가 있다면 자료 잘 받았다던지 고마움의 표시로 회신을 하는 경우 상대방에게 좋은 인상을 심어 줄 수 있습니다. 

 

4. 상관에게 지침을 받을 경우, 메모, 메모, 메모! 그리고 기한 문의!

상관이 지시하는 내용을 모두 기억하는 경우에는 다행이겠지만, 그렇지 않다면 무조건 메모를 하시기 바랍니다. 

 

메모를 하는 내용은 업무의 내용, 필요로 하는 사항, 담당자 등 상관이 알려주는 내용을 빠르게 정리하는 것도 필요하지만, 무엇보다 본인이 이해한 내용을 되물어 보는 것과 완료 시점을 확인하는 것이 제일 중요 합니다. 

 

업무 지침을 받을 때에는 어떻게 보고를 하라는 것인지 난감한 경우가 많습니다.

업무 내용이 추상적이거나, 너무 포괄적인 경우, 어떠한 기준이 정립되지 않는 경우 등 많은 경우가 있는데, 메모한 내용을 머리 속으로 정리 후 본인이 이해한 대로 요구한 것이 맞는지 재확인을 합니다. 혹시나 정리가 안될 정도로 모호한 내용이라면, 업무 내용을 생각해보고 보고 드리겠다고 한 뒤 다시 확인을 합니다. 

 

이러한 절차가, 모호한 업무 지시를 명확하게 하고, 본인의 업무 범위를 정리하는 데 많은 도움이 되었습니다. 

 

5. 직속상관(성과 평가권자)의 지침은 최우선, 지연될 경우 경과 보고 지속

우선 순위 업무 중에는, 사소한 것일지라도 상사가 지시한 업무에 대해서는 가급적 빠른 회신 권장합니다. 만약 시간이 좀 소요된다면, 그간의 진행 사항을 보고하거나 상사에게 예측 정황을 공유하며, 업무를 계속 진행하고 있다는 것을 보고하는 것이 좋습니다. (신기하게도, 상사는 업무 지침을 주면서 본인의 생각보다 아주 짧은 시간 내에 더욱 만족할 만한 답변을 기대하고 있습니다...) 

돌발 문제 발생 시에는, 바로 상관에게 보고하여 문제를 해결해야 업무 진행이 가능하다는 것을 알리고, 그 문제를 해결할 수 있는 담당자를 찾거나 조취를 취했다는 것도 보고 합니다. 그렇지 않으면, 문제를 해결도 못할 뿐더러, 업무도 마무리 하지 못하고, 업무 완료 시기만 지연하는 직원으로 모든 책임을 지게될 수도 있습니다. 모든 책임 소재가 본인에게 쏠리기 전에, 당면한 과제를 해결할 수 있도록 요청 하거나, 계속 어필을 하기를 추천 합니다. 그렇게 문제 제기를 한 후에는 차후의 우선순위 업무를 진행하며, 업무 시간을 효율적으로 사용할 수 있습니다. (만약...이런 문제가 발생했는데도 도움도 없이 무조건 하라고 지시하고, 안하면 무능하다고 평가하는 회사가 있다면....얼른 탈출하시기를 기원합니다....)

6. 각종 알람, 리마인더 등을 적극 활용

예전 다이어리에 적고, 작성한 내용을 찾아가며 일정을 기억하던 때와는 시대가 많이 변한 것 같습니다. 

스마트폰 만으로도 다양한 다이어리, 알람, 리마인더 등으로 업무 정리가 가능하다 보니, 꼭 기억해야 하는 일정이나 알람은 저장 후 누락을 방지 할 수 있습니다. 

 

너무 많은 알람이나 리마인더를 설정하면, 알람 자체에 무뎌지거나 지나치는 경우도 많이 발생하다 보니, 스스로 업무 관리를 잘 할 수 있는 방법으로 본인만의 업무 정리 환경을 갖추기를 추천 드립니다. 

 

저의 경우에는, 월별로 기억해야 하는 반복 일정, 미팅 1시간 이전, 마감 기한 1~2일 전 등 최소한의 필요 사항에 대해서만 알람을 설정하고 있습니다. 그 외의 업무는 아웃룩의 업무 탭에 업무 정리 및 이메일 알람 등으로 지연업무가 발생하지 않도록 노력하고 있습니다. 

7. 자료는 남에게 설명 가능할 정도로 쉽고 명확하게 정리

업무를 하다 보면, 여러 자료를 여기저기 정리해두고, 자료 찾느라 시간을 많이 허비하는 경우도 많이 보게 되었습니다. 특히, 유사한 자료를 여러 개씩 저장하다 보니, 어떤 자료가 최종 자료 인지, 승인 받은 자료인지 확인이 안되어 추가 시간을 소요하는 경우도 자주 목격 했습니다.

 

자료를 찾아야 한다는 것은 업무 집중도를 분산 시키고, 시간도 소요될 뿐 아니라, 업무 실수로도 이어질 수 있는 위험도 내포하고 있다고 생각 합니다. 자료 정리 시에는 업무의 특성에 따라, 자료를 어떻게 정리할지 고민해보고, 폴더명, 자료명, 이메일 폴더 등은 가급적 통일해서 일관성있게 정리하는 것을 추천 드립니다. 만약 여러번의 검토 자료가 있다면 최종적으로 결정이나 승인된 자료를 따로 파일이 한눈에 보이도록 관리하는 것도 방법 입니다. 

 

매년 유사한 업무를 반복적으로 진행한다면, 업무별-연도별 폴더로 정리하다거나, 반대로 매년 새로운 업무를 맡게 된다면, 연도별-업무별 등으로 정리하는 것도 방법이며, 업무 빈도, 중요성, 프로세스 등을 고려해서 순번으로 구분을 하는 것도 하나의 방법 입니다. 

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여러가지를 생각 했는데, 글이 길어지다 보니 자잘한 내용들은 다음에 정리를 해야 할 것 같습니다. 

기본적인 업무를 잘 처리하는 것이 핵심인재로 거듭날 수 있는 첫걸음이라고 생각 합니다. 

좋은 업무 습관과 처리 능력으로 훌륭한 인재로 평가 받으실 수 있길 기원 합니다. 

 

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