직장인 (사무직)의 아이패드 업무 활용기 (with 애플펜슬)

아이패드 잘 사용하고 계신가요??

있으면 왠지 잘 안쓸거 같고, 사용하려면 공부해야 할 것 같으면서도, 

없으면 너무 갖고 싶고, 정말 스마트하게 잘 사용할 수 있을거라는 의욕을 불러 일으키는 그 것! 아.이.패.드!

 

저는 아이패드2를 시작으로, 에어2, 프로10.5로 업그레이드 하며, 아이패드를 회사 업무에 활용하려 다방면으로 노력해 왔습니다. 다양한 어플을 사용하는 것은 아니지만, 이제는 너무 많은 부분에 있어 클라우드랄지, 웹 어플리케이션 등 지원되는 부분이 많아, 그 예전과는 다르게 업무에 다양한 부분에서 활용하고 있습니다. 

 

특히, 그동안 수많은 스타일러스를 사고 버리던 제게 애플팬슬은 저에게는 혁신이었으며, 마침내 대부분의 회사 업무를 아이패드로 대체가 가능해졌습니다. 게다가 매년 바꿔 사용하던 무거운 다이어리, 여기저기 적어둔 메모 등은 사라졌으며, 미팅 때마다 급하게 찾아 다니던 인쇄물 또한 급감 했습니다. 

매일 휴대하는 물품들 (내 가방 속)

아이패드 프로 10.5 와 함께, 애플팬슬, 그리고 마이크로소프트의 폴더블키보드를 업무상 어떻게 사용하고 있는지, 그 업무를 위해 어떤 어플을 활용하고 있는지 사용후기, 사용방법?을 적어보고자 합니다. 

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1. 플래너, 주간 계획 및 일정 관리

매년 속지를 변경하거나, 회사의 캘린더 등을 받아가며, 무겁게 들고 다니던 플래너, 혹은 다이어리를 없앴습니다. 

 

하지만 요즘에는 감사하게도, 월간/주간 계획표를 PDF 다이어리 속지 형식으로 제작하여 배포하시는 분들도 계셔서, 그 양식을 업무 내역 작성하는 데 사용하고 있습니다. 

 

주로 작성하는 내용은 일반 다이어를 작성하는 내역과 유사하고 다음과 같은 단계로 활용 합니다.  

  1) 주요 업무 일정 확인 : 회사 아웃룩의 일정을 아이패드 캘린더와 연동하여, 주요 업무 일정 확인 

  2) 기한 마감 일정 정리 : 회사 아웃룩의 task 를 활용, 아이패드의 Remind와 연동된 내역 확인 

  3) 다이어리 작성 : 필요한 내역들을 상기하며, 애플펜슬을 활용, PDF 다이어리에 업무 우선순위 선정 및 정리, 추가 메모

  4) 업무 진행 현황 내역 정리 : 업무 절차 상 문제되었던 사항들, 해결해야 하는 문제들, 연락처랄지 추가 필요한 내역들 모두 업무 다이어리에 필기

  5) 추후 내역 찾기 : 필기 어플에 색인으로 주요한 필기 내역 확인 및 정리

  6) 필요에 따라 1), 2) 단계에 입력 및 리마인더 알람 설정

 

때에 따라 생각나는 메모들 애플펜슬로 작성하고, 중요하게 알람 필요한 것 설정하고 하다 보니, 중복적으로 작성하는 내용들이 꽤 있지만, 그래도 지연되는 업무나 중요한 것들을 계속적으로 파악할 수 있어 참 좋습니다. 

 

무엇보다, 메모한 것을 어디에 작성했는지 막 찾고 할 때, 여기저기 포스트잇이나 다이어리에 적은 것을 찾는 것은 한참 걸렸는데, 아이패드에 메모한 것은 색인으로 금방 찾을 수 있어서 정말 신기하고 도움이 많이 됩니다. 한글도 잘 찾지만 아무래도 영어는 그 찾기 정확성이 더 높은 듯 합니다. 

 

2. 회의록 등 모든 필기 (특히 면접 시)

일정 알람 정리 및 캘린더 등 정리하는 것을 하고 나면, 필기앱을 켜두고 필요한 내역을 모두 아이패드에 작성 합니다. 

회의 시에도 날짜별, 주제별로 폴더를 만들어서 관리 및 추가 필기를 하고, 필요한 것은 다시 task 나 캘린더에 할일 목록으로 알람을 설정 합니다. 

 

회의 시에는 대부분 ppt 이나 pdf 파일을 보면서 회의를 하는데, 가능한 경우 회의 전에 미리 공유된 파일을 필기어플로 불러와서 바로 작성 합니다. 이전에는 ppt 파일을 일일이 pdf로 변환해서 다시 필기어플로 복사 후 그 위에 메모를 하는 번거로운 단계가 있었습니다. 또 파워포인트 작성한 내역이 PDF 변환 시 표 양식으로 인해 내용이 뒤틀리거나 하는 경우가 많았는데, 근래에는 PowerPoint 어플에서 바로 필기가 가능한 것을 확인하고 정말 유용하게 사용 했습니다.

 

제가 인사팀에 일하면서 제일 많이 사용하는 경우는 특히 면접 때 입니다. 

다양한 후보자의 이력서를 수시로 인쇄하거나, 노트북을 지참해서 면접을 보면서 타자를 면접 평가를 작성하곤 했는데, 이제는 모든 후보자의 이력서를 모두 pdf로 필기어플에서 확인하고 이력서 위에 형광펜을 칠해가며 질문 내용 및 답변 기입 등으로 면접을 진행하고 있습니다. 

 

모든 자료는 회사에서 제공하는 마이크로소프트 계정으로 OneDrive에 저장하고, 불러오거나 다시 저장하여 회사 노트북과 100% 연동해서 사용합니다. 

 

이전에는 도형을 그리거나 확대창에 글을 쓰는게 편리했던 굿노트를 사용하다가 현재는 노타빌러티를 주로 사용하는데 이유는, 

- 급할 때 녹음 기능 활용 (외국인 상사와 일을 하다 보니, 중요한 사항은 녹음했다가 다시 듣는 것이 정말 도움이 많이 됩니다.)

- 세로로 작성하는 것이 오래전 버전부터 가능 (굿노트는 과거 버젼에선 불가능 했지만, 지금은 가능합니다. 특히 이력서를 볼 때 세로 스크롤로 보는 것이 훨씬 편했습니다.)

- 처음 자료 열었을 때, 손으로 터치 하면 굿노트는 펜으로 인식하는 반면, 노타빌러티는 손으로 터치 되고 애플펜슬은 바로 따로 인식 (굿노트는 펜 작성 모드가 아닌 것으로 해두면, 손으로 페이지 위치 이동이 가능하지만, 애플펜슬도 인식하지 않음)

- 자료 확인 시 좌측 폴더 메뉴와 우측 자료가 일괄 표시 편의성, 폴더 분류 안의 파일을 바로 확인할 수 있는 편의성 (아래 스크린샷 참조)

노타빌러티 vs 굿노트 - 폴더 화면 비교 스크린샷

 

특히 마지막 두 가지 이유 때문에 오래토록 쓰던 굿노트에서 노타빌러티로 옮겼습니다. 

노타빌러티도 도형 그리는 것을 업데이트 하고, 지속적인 관리를 해주고 있기에, 필기 인식이랄지, 감도 등은 다양한 어플을 사용해 보시고 개인 취향에 맞는 것을 찾는 것이 좋을 듯 합니다. (참고로 요즘은 노트쉘브 Noteshelf가 필기감이 좋다고 하시더군요)

 

3. 긴급한 메일 및 다량의 문자 발송

아이패드의 경우 개인 기기다 보니 회사의 보안에 의해 기본 이메일어플로 푸쉬는 안되지만, 갓마소(!)에서 제공하는 office365는 보안키를 입력하고 회사 이메일 접속이 가능합니다. 그러다 보니, 긴급한 메일의 경우, 보안절차를 통해서 웹아웃룩이 가능하고, 필요에 따라 긴급한 메일 등 확인하는 업무를 처리 합니다. 

 

HR 업무의 일환으로 면접 안내 등 외부 분들에게 다량의 메세지를 보내는 경우랄지, 직원들과 문자로 업무 내용에 대해 안내를 하는 경우나, 혹은 개인적으로 친구, 가족과 문자로 이야기하는 경우에 작은 핸드폰으로 타자를 치는 것이 참 어렵고 피곤한 경우가 많습니다. 그러다 보니, 아이패드를 업무 책상 한쪽에 세워두고, 블루투스 키보드를 연결해서 편하게 타자를 쳐서 문자 연락을 하는데, 아이폰의 모든 문자가 아이패드와 연동되다 보니, 핸드폰으로 일일이 문자를 보낼 일이 없어 참 애정하는 부분 입니다. 게다가! 이제 카카오톡 또한 아이패드와 모두 연동되다 보니, 핸드폰으로 타자를 치는 경우가 더 감소해서 눈도 편하고 손도 참 편해졌습니다!

 

키보드는 멀티 블루투스 연결이 되는 키보드를 선호하다 보니, 마이크로소프트의 폴더블 키보드를 사용하고 있습니다. 아이패드 정식 키보드는 너무 무겁고, 세로 거치가 불가하고, 무엇보다 멀티 디바이스 연결이 안되는 반면, 마소의 폴더블 키보드는 가볍고, 사이즈가 반으로 접혀 작고, 멀티 디바이스 연결 (2대)에 무엇보다 배터리가 정말정말~~~ 오래 지속 된다는 점이 큰 장점 입니다. (중고로 구입한지 1년이 넘었는데, 사용이 많지 않아서 그런지 몰라도 충전을 구입 시 한 번, 중도에 한 번 딱 두번 했습니다.)

회사 책상 한쪽에 이렇게 거치해두고 사용 합니다

 

4. 회사 PC 자료 관리, 외부에서 업무 진행

인사팀 업무를 처음 시작할 때, 외부 업체에게 사업자 등록증을 보내준다거나 회사의 안내 책자 등 외부에 공유하는 자료가 많다 보니, 이런 내용을 개인 드랍박스를 연동해서 보낸다던지 혹은 사진으로 저장해둬서 보내는 등 따로 관리하는 경우가 많았습니다. 

 

하지만, 지금은 PC에 있는 모든 자료를 회사 계정의 OneDrive에 모두 저장하고, 바로 아이패드에서 불러와서 자료를 전송하고 있습니다. 일일이 따로 저장해둔 파일을 찾지 않아도 되고, PC와 동일하게 항상 저장되어 있는 클라우드 폴더에 자료가 있다보니, 효율적인 확인 및 업무 진행이 가능합니다. 

 

5. 공문서 작성 및 회신 

근래 정말 도움이 많이 되는 업무 입니다. 간단한 계약서랄지 공문서, 참가 신청서 등, 공공기관에서 쓰는 대부분 문서가 한글파일이다 보니 회사 PC에서도 인쇄를 하고, 직인을 찍고, 다시 스캔해서 회신 하거나, 혹은 한글을 PDF로 변환 요청해서 (한글 프로그램은 구입을 안했다보니;;;) PDF 수정으로 작성하고 직인 서명을 넣는 식으로 진행 했습니다. 

 

아이패드로는 한글 자료를 폴라리스 어플로 열어서 스크린샷을 찍고, 그 사진을 필기 어플로 복사해서 내용 기입 및 서명을 사진으로 첨부해서 넣고 자료를 회신 합니다. PC로 PDF 변환해서 하는 절차와 유사하지만, PC가 없을 때 정말 유용하게 사용되는 업무 중 하나 입니다. 

 

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그 외 개인 시간에는, 

- 영상물을 주로 볼 때는 Netflix 혹은 avPlayer (Nplayer는 안써봤습니다)

- 책은 리디북스로 통일

- 사진관리는 Hashphoto

- 그림은 Sketches Pro 혹은 Skethbook

- 왠만한 쇼핑은 대부분 해당 사이트 결제를 등록 후, 아이패드로 모든 것을 활용 (지마켓, 이마트, 쿠팡 등) 

- 커뮤니티 관리는 볼라고

- 필요 시에는 원격으로 집 컴퓨터 조종

 

이렇게 사용하다 보니, 올해 새 컴퓨터를 샀지만, 공인인증서 갱신하고 가족관계서 출력 할 때만 컴퓨터를 켰습니다. 

 

아직 마우스까지 사용할 정도로 복잡한 작업의 필요성은 없지만, 그래도 추후에는 더 다양한 곳에 활용 가능하겠죠?

 

새해에 스마트한 업무 환경을 위해서, 한 번 도전해 보세요!