매번 예고만 되었던 근로감독관 감사를 딱 한 번 진행 했습니다.
대기업에 있을 때는 근로감독관이 방문한 적이 아예 없었는데, 50인 이하의 외국계 중소기업에 방문하는 것을 보고 놀라워 했더니, 정책이 바껴 대부분의 기업을 근로감독 하려 노력하고 있다 했습니다.
그 감사가 2018년이었고, 2~3년 주기로 본다면 작년이나 올해 다시 노동부 감사 대상 기업이 될 것으로 예상되었으나, 코로나 때문에 약간 시기가 조정되는 듯 했습니다. 아래와 같이 파견업체 공문을 받고 나니, 아무래도 빠르면 올해, 늦어도 내년에는 준비를 해야 할 것으로 생각 됩니다.
업무 정리 겸 혹시 모를 감사 대비 겸, 과거 근로감독관의 감사 진행한 내용을 정리해 보겠습니다.
감사의 목적은 고용노동부에서 실시하는 법적 준수사항을 잘 따르고 있는지 여부를 확인하는 절차로서, 이론적으로는 예고없는 방문으로 현 실태를 명확히 파악하는 것이 옳다 할 수 있습니다.
(첨부의 고용노동부 감사규정 자료 참고하시기 바랍니다.)
하지만, 현실적인 시간 소요 등이나, 너무나 다양한 감사 결과로 인해 기업의 운영이 어려워지는 경우도 발생하기에, 감사 전에는 통상적으로 감사 준비 사항에 대해 안내가 되는 편입니다. (반드시 그런 것은 아니니 참고만 하시기 바랍니다)
저는 아래와 같이 예고통첩(?)을 받았습니다.
다양한 업체에 동일하게 발송한 듯한 내용이긴 합니다. 따로 문의를 하진 않았지만, 점검 시 주요 쟁점이 되는 이슈 사항이 포함되어 안내 되는 것으로 알고 있으며, 이 사항들 중에는 11, 14, 15 항목이 추가적인 사항이 아닐까 생각 했습니다.
내용 아래에는 불시점검이라고 하는 안내와 근로감독관 방문 예정 시간도 함께 안내가 되었습니다.
제가 미리 준비한 사항은 아래와 같습니다.
- 사업자등록증 등 기본 서류 준비 및 조직도 업데이트
- 전 직원 근로자명부, 근로계약서, 연봉계약서 확인 : 최근 입사자 및 장기 근속자 자료 꼼꼼히 확인
- 취업규칙 출력자료 준비 : 최근 개정된 사항들 반영 여부, 취업규칙 공유 여부 확인 (공용 폴더에 자료 공유 등)
- 해당 기간 임금대장 : 입/퇴사자 중점적으로 연계되는 서류 확인 (근로계약서/사직서/퇴직급여 지급 절차 및 관련 서류)
- 출퇴근기록부 : 지문인식 해당 기기에서 출퇴근 자료 정리
- 퇴직자 관련 : 퇴직자 명단 및 사직서, 퇴직연금 지급 관련 서류
- 연차 관련 : 연차 사용 현황 및 연차 사용 방법 관련 가이드라인, 연차사용 촉진 관련 자료 준비
- 교육 자료 : 직장 내 성희롱 예방 교육 실시 사진, 교육 자료, 참석자 명단
- 출산 / 육아 휴직 관련 : 출산 / 육아휴직 신청 승인 자료, 휴직 기간 동안 지급된 급여 현황 증빙 등
노사협의회 등 회사에서 시행되지 않고 있는 사항은 따로 준비할 수 있는 것이 없었습니다.
근로자 명부 경우, 따로 저장하는 것 없이 입사 시 이력서로 대체하고 있어서, 오랜 근속으로 자료가 분실된 몇 분의 정보는 아래와 같이 고용노동부에서 안내하는 근로자 명부를 업데이트 해서 준비 했습니다.
점검 항목 외에 준비한 사항들은 아래와 같습니다.
- 급여 관련 : 급여 지급 절차 설명 자료, 급여 승인 관련 설명 자료, 급여 이체 현황 증빙 자료, 급여 인상 관련 증빙 및 승인 받은 내역, 외부 급여 업체 계약서 등
- 인센티브 관련 : 인센티브 결정 내역 및 증빙 자료, 승인 자료 등
- 내부 공지 및 자료 공유 관련 : 인사 발령 등 내부 공지 관련 자료, 취업규칙 외에 HR 관련 규정 안내 및 공유 자료
- 법정 의무 교육 시행 자료 : 직장 내 성희롱 예방 교육 외 법정 의무 교육 시행한 자료, 참석자 명단 등 준비
- 취업 규칙 관련 : 취업 규칙 개정 관련 직원 동의서, 신고서 등
- 개인정보 관련 : 개인정보 사용 동의서, 개인 정보 사용 범위 안내 자료
- 사무실 / 창고 등 보완 관련 : 회사 입출입 대상자 중 입사자/퇴사자 자료 정리
- 내부 승인 규정 및 절차 : 급여, 인센티브, 그 외 회사 비용 집행 관련 승인 규정 및 절차 안내 자료
- 법인 차량 관련 : 회사 법인 차량 지급 대상자 및 각 차량 계약서, 내부 관련 규정, 마일일지 관리 현황 등
- 외국인 직원 관련 : 외국인 직원 4대 보험 처리 관련 자료, 그 외 외국인 특별 지급 복지혜택 관련 자료 등
정식으로 근로감독관 점검은 처음이다 보니, 그간 내부/외부 감사 등을 통해 경험한 사항들도 추가적으로 준비 했습니다. 대부분 비용이 오해의 소지 없게 정당한 절차를 통해 투명하게 운영되고 있는지 여부를 증명하기 위한 자료들이었으며, 그 외 개인 정보들이 허투로 사용되지 않는지 등 노동법 등에서 이슈가 되는 사항에 대해서도 대비 했습니다.
이렇게 열심히 준비했음에도 불구하고, 예상했던 바와 같이 시행되지 않고 있던 사항은 물론이고 모르는 사항들에 대해서도 지적을 받고 개선을 하게 됩니다.
점검 받은 절차와 시정지시서 내용 및 추후 시정 조치 관련 사항은 따로 작성을 해보겠습니다.
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