HR-인사팀 예산 책정 내용 및 다양한 방식 예시

예산은 참 중요하면서 어렵습니다. 회사마다 성향이 많이 다르기도 합니다. 

이때 쯤이면, HR에서도 내년 예산 계획을 수립하고, 승인 받은 예산 내에서 연간 업무 진행을 하게 됩니다.

반영되는 예산의 내역은 회사 마다 다르고, Finance에서 중점적으로 관리하는 계정 등에 대해서 협의 후 반영하기도 하며, 과거 자료에 기반하여 지속적인 사용 실적만을 관리하기도 합니다.

 

인사팀에서 예산 수립 시, 어떤 양식으로, 어떻게 계획을 반영하는지 정리해보고자 합니다. 

 

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이벤트 중심 간소화 예산 산정 방식

 

예산 내역을 가장 간단히 정리하는 방식으로 생각 됩니다. 

연간 HR에서 진행되는 행사들이나 활동 내역 등을 중심으로, 과거 사용 실적 대비 앞으로 예상되는 금액 규모를 가늠하여 작성 합니다. 

이벤트 중심의 간소화 예산 산정 예시 (직접 작성)

위 예시를 보면, 연간 규칙적으로 진행되는 연초 시무식 (kick-off) 및 연말 송년회 행사, 서치펌 수수료 및 교육 관련 비용, 그리고 취업박람회 참석 등 외부 활동이나 회사 보험 등 내용이 포함되어 있습니다. HR에서 비용집행이 발생하는 수가 소수일 때 발생하는 형태이며, 현 예산 내역에 포함되지 않은 내용, 가령 사무실 임대료나 인건비, 사내 복지비 등은 타 부서에서 관리를 하거나 거의 일정한 금액이 소진되고 있어 특별히 고려되지 않는 것으로 예측도 가능합니다. 

 

간소화된 예산의 형태는 무엇보다 관리하기 편합니다. 

과거 집행된 예산이 대부분 내역으로 반영되며, 매년 예산 규모 또한 유사하게 책정이 될 가능성이 높습니다.

신규로 예산되는 예산 내역에 대해서면 책정 여부에 대해 논하는 경우가 대부분이며, 행여 예산 부족 시에도 타 예산 계정에서 변경하여 적용할 수 있는 여지가 많아, 유연한 운영이 가능합니다.  

 

우선 연간 HR 계획표 등을 확인하면서, 매년 발생하는 행사나 예산이 반영되는 활동 내용을 정리 합니다.

가령 과거 킥오프 행사 진행이 약 1천만원 예산으로 진행 되었다면, 동일 비용으로 예산 집행이 가능하다 예상될 때 그대로 1천만원을 기입합니다. 혹은 물가 상승이나 인원 증가, 장소 선정의 어려움 등으로 비용이 증가되어야 한다 생각되면 적절한 근거를 준비하여 20%, 혹은 30% 가 상승된 예산이 필요하다는 내용으로 작성하면 됩니다. 

 

기본적인 내용 반영 후에는, 추가적으로 예상되는 비용에 대해 고려하여 내용을 포함합니다. 

예를 들어, 새로운 활동으로 내년 취업박람회 참석이 예측된다면, 박람회 참석 및 참석 시 발생하는 예상 비용 등을 고려하여 예산에 반영하게 됩니다. 부스 설치를 위한 다양한 홍보물 관련 제작비, 방문자 기념품 준비 및 출장 관련 비용 등 다양한 요소를 고려하여 전체 규모를 반영할 수 있습니다. 

 

이 방법은 간단한 방법임에도, 아래와 같은 어려움이 있을 수도 있습니다. 

• HR 예산 세부 구분, 관리 등의 모호함 
• 사무실 운영 관련 비용이나, 다른 운영 비용에 대한 예산 책정 어려움
• 타 부서 예산과 혼합되어 협의 과정이 다수 발생 예상
• HR 주도적인 예산 집행 및 업무 진행의 어려움

명확한 예산 반영 내역 및 사항들이 구분되지 않음으로서 발생되는 부분이다 보니, 지속적인 협의 및 관리가 필요한 예산 형태로 보시면 될 것 같습니다. 

 

 

업무 영역에 따른 명확한 예산 구분 반영 방식

 

이 방법은, 제가 채용 업무 담당 시 인사팀의 채용 업무에 대해서만 예산을 책정한 방식 입니다. 

전체 인사팀은 기획, 채용, 노무, 교육 등으로 구분되어 각각의 예산이 책정 되었으며, 인건비 및 회사 행사 등은 모두 기획팀 내의 총무 예산으로 반영되었고, 채용 활동으로만 진행된 예산은 아래와 같이 정리 했습니다. 

업무 활동 예산 반영 방식 예시 (직접 작성)

구분 내역을 살펴 보면, 각 채용 단계별 예산이 집행되는 내역들이 구분되어 있으며, 각 내역의 산정 근거 또한 정리되어 있습니다. 업무 영역에 반영된 예산 내역을 철저히 구분하고 실적 관리 및 앞으로의 계획을 반영한 예산 반영 근거 또한 명확해야 합니다. 

 

체계적으로 관리 되기에, 예산에 반영될 수 있는 항목이 명확하며 비용이 모두 정리되어 산출이 가능한 장점이 있습니다. 확정된 예산 내에서는 부서에서 예산을 집행할 수 있는 권한이 보장되며, 업무의 역할이 예산과 함께 명확히 구분 됩니다. 예산 책정 후에는 월별로 사용 내역을 확인하며 예산 사용 현황 관리도 용이하고, 책정된 예산 내에서 어느 정도 가변적인 예산 사용이 가능합니다. 

 

명확하게 하는 만큼 증감의 변화에 더 확실한 근거가 필요 합니다. 

가령, 위 헤드헌터 수수료 경우, 과거 실적 평균 금액과 앞으로의 채용 계획, 예상되는 헤드헌터 사용 계획 등이 설득적이어야만 승인이 가능할 것입니다. 특히나 이런 항목 경우, 비용 감소에 대한 강도높은 압박이 예상되기에 더욱 철저한 준비가 필요 합니다. 캠퍼스리크루팅 경우, 설명을 가렸지만, 예를 들어 1개 학교 방문 시 활동비 (교통비, 식비 등), 홍보물 제작비 등 상세 비용을 계산하여 방문 가능한 학교 수를 반영한 예산 규모를 반영 합니다. 

 

하지만 이 또한 인사팀 전체의 업무 범위 예산을 고려하기 어려우며, 정해진 계정 외의 활동 내역에 대해 예산 집행이 매우 까다롭고, 추가 예산 사용 필요 시 복잡한 추가 절차 등이 산재한다는 단점이 있습니다. (대부분 대기업 등 절차가 복잡한 경우 많이 사용한 예산 운영 방식이었습니다.)

 

참고로, 인건비만을 따로 관리하는 인사팀 부서에서는, 아래와 같이 예산을 정리하곤 했습니다. 

각 부서별 인건비 정리 후 임금 상승분 고려한 예산 계획 자료 (직접 작성)

각 부서별 인원의 급여 및 수당, 보너스 등 모든 지급액을 인건비로 상기 표와 같이 정리하고, 추가 반영해야 하는 예산 증감 내역을 아래와 같이 정리해서 보고 했습니다. 

인건비 예산 책정 상세 내역 예시 (직접 작성)

전체 인원의 인건비를 계산하고, 채용인력 규모, 퇴사 규모, 임금 상승분 및 제도 개선으로 인한 인건비 변경 요소를 모두 고려하여 인건비 예산을 책정했습니다. 

 

각 업무에 따라 인사팀 내의 부서에끼리 예산 책정이 다르게 책정되고 있는 것을 확인할 수 있습니다. 

이런 자료를 만들기 위해 더욱 상세한 raw data를 분석하고, 정리 및 분류하여 하나의 보고서로 만드는 것이 큰 업무의 일환이었습니다. 

 

업무 구분이 명확하고 내용 또한 매우 상세해졌지만 채용과 인력운용 업무가 개별로 관리되다 보니, 역시나 업무 연무 연계성 및 큰 HR 부서 내에서의 전체 예산 규모 파악이 어려웠습니다. 추후 전사적 인원관리 예산 산정 시, 채용팀, 인사기획팀, 노무팀, 교육팀이 모두 모여 예산 내역을 연계하고 인당 매출액 및 인건비를 산출하기 위해 프로젝트 업무가 진행되어야 했습니다. 정리가 간신히 되긴 했지만, 역시나 중복된 예산 내역이랄지, 모호한 비용 내역 등, 각자의 틀을 벗어난 다양한 예산 수립을 하나로 통일하는 것은 상당히 어려운 과제였습니다. 

 

 

인건비 포함 인사팀 모든 비용 반영한 예산 수립 방식

 

이미 이전 단계가 충분히 복잡함에도, 저 모든 예산 내역을 하나로 통합하여 운영하는 예산 수립 방식도 경험해 봤습니다. HR에서 일어나는 업무 내역 뿐 아니라, 인건비, 복지 내역, 4대 보험으로 계산되는 세금, 그리고, 회사 전체 행사 등이 각 인원별 수대로 분할되어 반영되어 있는 예산 수립 방식입니다. 사무실 임대료나 차량 운행과 관련된 고정적인 비용 또한 모두 포함해, 회사 대부분의 예산이 빠짐없이 고려된 방식 입니다. 

전직원 명단과 함께 인사팀 전체 예산이 반영된 raw data (직접 작성)

Raw data는 채용 계획 인력까지 포함한 전체 인력 명단에, 인사팀 예산 계정이 모두 반영된 자료로 정리 합니다. 채용 계획 인력은 채용 부서나 직급, 급여 수준 등도 정해진 자료로 적정 인건비를 책정하여, 채용 예정자 1, 2 식으로 명단에 포함 합니다. 

 

각 필드에 표시된 내역은 재무팀과 연계하여 사용하는 인사팀 관련 상세 계정을 시스템 계정 번호와 함께 모두 작성합니다. 개인적으로 반영되는 급여, 보너스 및 개인별 복지 혜택 비용, 4대 보험 예상 비용 및 사무실 임대료 등 회사 차원에서 발생하는 비용도 각 인원 당 비용으로 반영하여, 총 계정 종류가 약 200여개에 달합니다. 이 모든 내역을 계정별로 정리한 내용이 아래와 같은 형태의 자료 입니다. 

상세 인사팀 예산 책정 방식 예시 (직접 작성)

이 자료를 간소화 하여 각 계정별 취합된 자료로 금액을 정리하기도 하고, raw data에 신규 인원 입사 시기 등도 월별로 금액을 분할 반영하기도 했습니다. 상당히 많은 값들과 함수 등이 얽혀 있는 자료이다 보니, 항상 자료를 업데이트 하고 관리하는 것이 어려운 업무 였습니다. 

 

인사팀의 모든 예산이 반영되어 있기에 업무 범위에 대한 명확한 예산 파악이 가능하고, 체계적인 예산 수립이 가능합니다. 채용 계획 및 제도 변경, 자산 변화 상황, 회사의 전략 및 경영진의 결정 사항들을 신속히 접하고 예산 책정 내용에 반영하기도 했습니다. 광범위한 업무를 이해하고, 다양한 관점에서 예산을 수립할 수 있는 유용한 방식입니다. 

 

하지만, 관리하고 있는 계정이나 관련 부서 등이 많은 관계로 상당히 많은 운영 및 논의, 협의가 필요합니다. 예산 책정을 위해 2개월 이상 이전 자료를 정리하고 분석해서 내년 예산이 어느정도 책정 될지 거의 매주 2~3회씩 관련 미팅을 진행해야 했습니다. 경우에 따라 자료를 변형하거나, 부서별 연계된 부서의 자료만 추출해서 따로 자료를 업데이트 하는 등 휴먼 에러가 많이 발생하기도 했습니다. 

 

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다양한 회사에서 각기 다른 방식으로 예산 책정을 하면서, 각각의 장단점을 배웠습니다. 

첫번째 방식에서 세번째로 갈 수록 예산 반영 범위랄지, 업무 깊이는 더 넓어졌으나, 그만큼 관리의 부담이나 에러 발생율 또한 높아졌습니다. 

 

크게는 인건비를 예산에 반영하는지 여부, 그 외 총무적인 회사 고정 비용 반영 여부, 그 외 인력 계획 변경에 대한 예산 책정 여부 등을 고려하여 적절한 형태의 예산 책정 형태를 선택하시는 것이 좋을 것 같습니다. 

 

HR 담당자로서 생각하기에, 마지막 방식으로 예산 책정하는 것이 인사 전반적인 예산 관리 및 정확성, 관리의 목적에 가장 근접한 것이 아닌가 생각 합니다. 다만, 그만큼 부담이 되는 업무 수준이기에, 회사의 운영 방침이나 업무 담당 범위에 따라 적절히 예산 책정 범위를 조절하면서 관리하는 것을 추천 드립니다. 

 

도움이 되셨기 바랍니다. 

감사합니다.