HR ERP (HR Enterprise Resource Planning) 라고 하며 사용되는 다양한 서비스가 있습니다. SAP나 Oracle과 같은 해외의 유명 기업이 있고, 마이크로소프트에서도 나비전 Navision 이라는 서비스를 제공 합니다. 국내 대기업들은 자체 시스템을 구축하여 사용하지만, 초기 비용이나 유지 비용이 만만치 않습니다. 국내에서는 이카운트 혹은 더존이 많이 사용되고 있습니다.
이제는 다양한 서비스들이 Human Resources Information System (HRIS)로 불리고 있으며, 자제 프로그램의 설치 없이 인터넷 브라우저로 접속하는 서비스로 변하고 있습니다. Workday와 SuccessFactor가 많은 기업들과 제휴를 시작하고 있습니다.
제가 있는 곳은 MS에서 제공하는 나비전을 사용 중이며, SuccessFactor를 도입 준비 중이기에, 사실상 HR ERP는 거의 없는 상황입니다. 이 경우, 인사팀에서 필요한 방대한 자료, 인원 현황이나 수시로 필요한 보고서 등을 확인하기 위해 관리하는 엑셀 샘플을 소개 합니다.
** 저의 업무 성향에 따라 개인적으로 정리한 것이며, 정답은 아니니 참고만 부탁 드립니다. **
HR에서 반복적으로 작성하게 되는 인원현황, 각 부서별 직급별 현황, 급여 및 처우 확인, 입/퇴사일 확인 등 다양한 정보들을 정리하다 보면, 반복적으로 필요한 내용들이 많습니다. 또한, 자료가 각각 흩어져 있는 경우, 아예 누락된 경우가 많기에, 기본적인 자료를 정리하면 업무가 편해집니다.
기존 사용하던 양식의 내용을 간단하게 정리해봤습니다.
항목별로 어떤 내용을 어떤 목적으로 관리하는지 살펴 보겠습니다.
기본 항목
가장 기본이 되는 항목은 직원 개개인의 이름, 근무지, 소속 부서, 입사일 등 입니다.
이름은 전체 이름을 다 한글로 사용해도 무방하나, 외국계 경우 한글이름과 영문이름이 혼용되어 사용하는 경우가 많습니다. 국내의 행정처리를 위해 본명이 필요한 경우와 사내에서 영문으로 호칭되어 인식이 되어 있는 경우 등 따로 사용하기 위해, 이름을 영문이름, 한글이름 모두 매칭해서 기입합니다.
만약 각 개인별 구분할 수 있는 식별 아이디를 설정해 두면 편합니다. 가령 HR 업무 주요 업무 중 보상 서베이라는 것을 진행할 경우, 내부의 급여 및 보상 정보를 개인의 이름을 삭제하고 식별 아이디 등을 입력하여 제공하는 경우가 있습니다. 내부에서는 어떤 정보인지 확인이 가능하지만, 외부에서는 익명의 정보로서 주요 사항을 공개하고 타사의 급여 및 보상 정보 등을 받기 위함 입니다. 식별아이디는 동명이인이 있는 경우 정보를 명확히 구분하여 사용도 가능하며, 추후 직원 정보를 시스템에 업로드 하는 경우에도 정리하기가 용이 합니다.
소속부서는 추후 인원 현황 관리에 유용합니다. 만약 부서가 사업부, 팀으로 세분화 되어 있다면 세분화 된 대로 필드를 더 나눠 구분하면 됩니다. 부서를 정함에 따라 관리자가 누구인지 또한 Appraiser 에 기록 합니다. 관리자는 부서 내의 인원에 대해 인사권한 및 인원관리 책임을 가지는 대상자로서, 인사팀과 지속적으로 협업하는 관리자 분들이 주로 입력 됩니다. 이는 조직도에서 각 직원의 보고 체계 등도 보여주는 유용한 자료가 됩니다.
HR 시스템이 갖춰져 있지 않거나, 인사담당자가 계속 교체된 경우, 직원의 입사일이 제대로 관리되지 않는 경우도 흔합니다. 직원의 입사일은 추후 승진이나, 근속연수, 연차나 퇴직연금 등 다양한 업무에서 사용이 됩니다. 재직 증명서를 발급할 경우에도 정보를 입력하는 경우가 다수이다 보니, 이와 같이 한 자료에 정리하여 필요시 마다 확인하면 편리 합니다.
그 외 근무지 등 개인정보가 포함되지 않은 기본 사항들은 인사정보 시스템에서 보통 개인별 직원 정보 (Staff card)같은 곳에 포함되는 정보들로 보시면 됩니다.
개인 관련 정보
반드시 개인 정보라고 하기에는 애매하나, 인사팀 업무 목적상 추가적으로 기입하는 정보이며, 성별, 직급/직무 구분 항목, 생년 등 정보로 구분 합니다.
인사 업무를 하다 보면, 다양한 인원 현황을 조사하는 경우가 많습니다. 고용노동부에서도 부서별 남녀 근무 현황을 조사한다던지, 외국계 경우 다양성을 존중한다는 의미로 주기적으로 성별 현황을 조사하기도 합니다. 성별은 그런 경우를 대비한 항목 입니다.
Job title, Job level, English Title, Korean Title 등은 회사 내에서 구분이 필요한 직급 등을 정리한 것입니다. Job title 경우 실제 업무가 Sales인지, Marketing인지 등 회사 내에서 사용되는 기준에 따라 구분하며, 팔요 시 Job level은 직급의 책임 권한 범주에 따라 구분 합니다. 대부분 외국계 경우 한글직급과 달리 연봉이나 처우가 Job level에 따라 결정되는 경우가 많다 보니, Manager level 1/2/3, 혹은 Director level 1/2/3 등으로 구분하여 관리하고 있습니다. English / Korean title 경우 영문직급 Manager이고 한글직급 차장 등으로 구분하고 있는 항목들 입니다.
한글 직급 경우, 승진 일자가 잘 정리되지 않는 경우가 자주 있었습니다. 영문 직급과는 다르게, 한 직급에서의 직급 기간에 따라 승진되는 경우가 많다 보니, 승진한 년도를 기록하여 차기 승진일에 관리가 가능하도록 계속 관리하는 것이 좋습니다. 그 외, 입사일과 함께 수습 기간을 관리해야 하는 경우의 수습기간 종료일도 수식으로 넣어 기록하고 있습니다. 직접적으로 사용하는 경우는 드물지만, 문화 특성 상 나이 또한 기록하여 자주 확인하고, 팀원들간의 관계 형성이나, 직원들간의 커뮤니케이션이 자연스럽게 이뤄지도록 참고하고 있습니다.
처우 관련 사항
처우 관련 사항은 각종 예산 관련 사항이랄지, 채용 진행 시 처우 비교, 성과에 따른 달성률 확인 등 다양한 범주의 목적으로 사용하고 있습니다. 임금인상 자료를 준비하기 위한 기준 자료로도 사용하고, 인센티브가 지급된 결과를 기록하기도 합니다. 직급이나 처우에 따라 차등적으로 적용되는 내용들을 입사 시 논의하고 결정하여 기록하는 목적 입니다.
회사 처우 체계에 따라, 기본연봉, 인센티브, 개별수당 등 해당되는 내용을 기입하고, 최종 확정 자료로서 확인 가능한 과거의 자료 또한 기록합니다. 한 직원 기준으로 입사 후 개인적인 정보 외에, 임금 인상 추이랄지, 인센티브 받은 금액의 변화 또한 한 눈에 가능할 수 있습니다.
신규 입사자의 책정된 연봉 수준으로 예산에 반영하는 경우, 일일이 개별 오퍼를 찾기 보다는 이렇게 기록된 자료로 한번에 정리가 가능합니다. 급여 반영 자료 정리, 인센티브 예산 반영, 연차보상 금액 계산, 퇴직연금 기준액 입력 등 다양한 인원의 급여 정보를 자주 확인하게 되는 경우가 많습니다. 개인이 자료를 자주 사용하면 할 수록, 실수로 자료가 변경되는 경우도 많다 보니, 관리 시에는 자료를 일괄적으로 입력하여 업데이트 하고 평소에는 자료를 변경하는 경우를 최소화 하며, 비빌번호로 정보가 유출되지 않게 관리하는 등 각별한 주의가 필요합니다.
그 외, Cost center 경우 Finance에서 자주 요청하는 자료나 비용별 부서별 집계 등을 위해 자주 사용하는 항목으로 함께 기록합니다. 이메일, 연락처 경우도 다른 파일로 따로 관리하는 경우도 있지만, 한 파일에서 일괄 확인이 가능한 편의성 때문에 함께 기록하고 있습니다. 특히 이메일의 경우, 전체 직원 중 개별적으로 구분된 직원들에게 한 번에 메일을 발송한다던지, 아웃룩에 그룹 메일이 설정되어 있지 않는 경우 등, 구분하여 메일 발송할 때 사용하기 편리 합니다.
퇴사자 발생 경우, 퇴직일 확정되는 내용 확인 후 모든 내용을 아래로 퇴직일 순으로 정리하여 추후 연별 퇴직자 현황 등 자료 정리에 참조합니다.
관리 방법
가장 기본적인 형태로 현재 재직 인원의 관련 통계를 간단히 정리할 수 있습니다.
수시로 각 팀의 인원 현황이나 다른 정보를 문의받는 특성 상, 필요한 자료의 형태를 미리 구상하여 작성해 두는 것을 추천 합니다. 피벗테이블로도 자료를 확인할 수 있지만, 피벗테이블 경우, 자료를 수정하면 일일이 다시 새로고침을 해야 한다거나, 필드를 다시 설정해야 하는 경우도 자주 발생합니다. 그래서 주기적으로 확인이 필요한 항목들은 아예 표와 같이 정리해 두면 관리가 편리 합니다. 예시로 둔 Department 경우 2022 sheet에서 Department의 내용을 수정하고, HC sheet에 있는 Dept. A, B 등을 수정한 내요역으로 정리하면 각 인원 현황은 countifs 함수로 자동 정리 됩니다.
입사자 발생 시에는 2022 sheet에 관리하는 인원 사이에 행 추가 후 내용을 작성하면 인원 현황 테이블에 자동으로 업데이트가 되며, 퇴사자 발생 시에는 함수가 적용된 셀 아래 쪽 행으로 내용을 옮기면 자동으로 HC sheet에서 숫자가 제외 됩니다. 자동화 되는 시스템이 없는 상황이니 인원 변동이 있는 경우 이 엑셀 자료로 업데이트 하여 총괄적인 관리를 하고 있습니다.
2022 sheet에 적용한 필드 항목들은 Workday나 SuccessFactor에서 해당되는 전체 임직원의 자료를 다운 받으면, 기본적으로 표시되는 대부분의 항목 입니다. 업무의 활용 범위, 필요성에 따라 약간식 수정하며 사용하고 있는 예시 자료로 생각하시면 됩니다.
HR시스템이 없더라도, 이런 식의 자료만 초반에 정리된다면, 많은 인사 업무의 편의성이 증가하니 참고하시기 바랍니다.
설명 드린 엑셀 샘플 자료는 아래 참조하시기 바랍니다. 감사합니다.
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