HR과 IT의 관계 (인사와 IT의 업무 연계성? HRIS 직무?)

HR 업무는 변화되는 IT 환경에 지속적인 영향을 받고 있습니다. 

단지 컴퓨터 사용이랄지, 엑셀이나 파워포인트 사용 등 문서 작성에 그치는 것이 아니라, 회사의 시스템을 이해하고, 필요 시 요구되는 IT 시스템을 구상해야하는 업무까지도 생겨났습니다. 일전에 HRIS (HR Information System)로 소개 드린 업무가 이 중 하나 입니다.

 

대략적인 직무 내역은 아래 이전글 확인하시기 바랍니다. 

2020.05.26 - [Human resources] - 국내 인사팀과 외국계 HR 직무 비교 - 용어 설명

국내 인사팀과 외국계 HR 직무 비교 - 용어 설명

 

단지 HR의 업무를 IT와 결합시키는 것을 넘어, 타 부서에 사용한 시스템과의 연계, 외국계 경우 해외 본사 시스템과의 연계 등 다양한 사항에 대해 학습을 요구받고 업무를 진행하게 됩니다. 어떤 부분에서 IT에 관한 업무가 요구되는지 정리해 보겠습니다. 

 

어쩌면 이 업무 자체가, HR 직무 중 하나인 HRIS의 직무 설명서로 정리될 수도 있다고 생각 합니다. 

 

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HRIS (HR Information System)

 

대표적인 IT 관련 업무라 할 수 있습니다. 과거 SAP, Oracle 등 서버와 바로 연결된 ERP 시스템이 주류였다면, 요즘에는 클라우드 기반의 서비스가 많이 사용 됩니다. HR 업무에 특화된 ERP 시스템으로 외국계 기업에서 Workday와 Success Factors, MS Dynamics 가 많이 사용되고 있습니다. 특히 Success Factors는 세계 1위 규모의 ERP 시스템 기업인 SAP에서 제공하다보니, SAP의 환경을 이해한다면 Success Factors를 사용하는데 큰 도움이 됩니다. 

 

두 서비스 모두 클라우드 기반의 웹서비스이기에, HR 정보를 관리하는데 다양한 지식과 관리 방법이 요구됩니다. 

예를 들어 아래와 같은 다양한 상황에 시스템을 연계하여 IT 부서와 업무 확인이 필요 합니다.

• 신규 입사자 계정 생성 시, 시스템에서 어떤 절차로 진행하고 완료 시 어떻게 회사 계정과 연계 되는지
• 위 절차 진행 시 승인 절차 및 시스템적으로 필요한 추가 고려 사항은 어떤 것이 있는지
• 부서 변경 시에는 시스템에서 부서 및 직원 정보 변경을 어떻게 해야 하는지
• 직원 휴직 시, 퇴직 시 어떤 절차로 정보 변경 및 계정 관리를 해야 하는지

위 사항들은 HR의 인적 변경 사항이랄지, 조직적 변경 사항 등에 의해 발생하는 것입니다. 이런 내용을 전담하는 IT 담당자가 있다면 좋겠지만, 대부분의 IT 부서는 위의 절차를 진행 시 시스템적 오류가 발생하는 것에만 대응 합니다. 일반적인 운용이랄지, 사용법은 HR에서 내에서 확인하고 필요에 따라 능숙하게 다룰 수 있어야 합니다. 

 

시스템이 없는 상황에서 도입을 하는 단계라면, 더 큰 범주의 HR과 IT의 업무 이해가 필요합니다. HR 정보나, 승인 절차, 운영, 필요한 기능 및 다양한 변수들을 이해하고, 이 모든 것들이 시스템에서 구현될 수 있는지 고민해야 합니다. 물론 구현이 가능한 여부인지는 IT 담당자에게 설명할 수 있어야 하고, 다른 방식으로 적용 여부에 대해서도 가능성을 열어둬야 합니다. 평가 절차를 도입한다면, 어떤 양식이 반영되어야 하는지, 누가 입력하고 누가 확인하고 수정은 어떻게 가능하며, 어떤 필드값이 반영되어야 하는지 등등, 실제 프로그래밍을 하진 않지만 구현하고 싶은 내용을 IT와 지속적으로 논의해야 합니다. 

 

특히나 이 시스템 셋업 시 시스템의 특성을 이해하는 것이 필요 합니다. 수많은 자료를 업로드시 어떤 형태로 자료를 정리해야 가장 효율적인 자료 정리가 가능할지, 혹은 어떤 시스템 환경을 구현해야 사용자환경(UI)이 편하게 구축 될지, 또한 관리자 입장에서 어떤 형태로 구축이 가능하고, 어떤 형태의 시스템이 필요한지 등, 전반적인 HR 틀을 이해하고, IT 환경에 어떻게 구축할지 지속적인 고민이 필요한 업무 입니다. 

 

위와 같은 시스템 셋업 시, 가능하다면 다른 erp 시스템 연동 고려 필요성 등 편의성을 증대하는 것도 고려하게 됩니다. 시스템을 구현하는 것 자체가 편의성을 증대하고 업무의 효율성을 극대화 하기 위함이기에, 각 시스템끼리의 연계가 중요합니다. 

 

 

IT 기기 설정 및 접근 권한 설정, 정보 변경 등 정보 관리

 

과거에는 이런 IT 기기 설정이랄지, 접근 권한 설정 등이 대부분 IT 부서에서 운영되고 관리되었습니다. 하지만, 위와 같이 HR 기반의 시스템과 함께, 초기 설정 등의 업무가 HR에서 많이 다뤄지고 있습니다. 

 

가령, 입사자가 있는 경우, HR에서 입사자 관련 정보를 시스템에 입력하면, 자동으로 회사 직원 계정이 발생하고 그와 연계된 권한이 설정 됩니다. 요즘에는 대부분 회사 계정이 SSO (Single Sign On) 형태로서, 최초 계정으로 다양한 시스템에 연동되는 것이 자동화 되어 있습니다. 신규 입사자가 인트라넷의 특정 시스템에 접속한다던지, 교육 시스템에 계정이 생성 되는 등, 지속적인 동기화 작업으로 연계가 됩니다. 

 

Image Source:  https://www.okta.com/sites/default/files/styles/1640w_scaled/public/media/image/2022-06/SSO.png?itok=GYdpxnlP

 

위 예시 그림의 오른쪽에 부분에 다양한 회사 내 웹사이트가 연결 됩니다. 관련 사이트 등이 교육, 평가 등 인사 관련 업무인데 접속이 안된다면 당연히 HR에 문의를 합니다. HR에서는 계정의 상태나, 계정 생성 방법, 오류가 발생하는 상황에 대해 인지하고 각 상황에 맞춰 대응을 해야 합니다. 자연스럽게 위와 같은 IT 구조를 이해하고 오류를 찾아나가게 됩니다. 

 

회사 내 지급되는 컴퓨터의 로그인조차 SSO 가 필요 합니다. IT 부서가 없는 외국계에서, HR이 회사 자산을 관리하게 된다면 당연히 컴퓨터 관리도 하게 됩니다. 갑작스런 고장이나 분실 등으로 인해 발생하는 상황에 대해 SSO나 클라우드 시스템에 대해 이해하고 있다면, 즉각적인 조치 및 업무의 공백을 최소화 할 수 있는 대응이 가능 합니다. 

 

 

효율적인 업무 진행을 위한 계속적인 어플 변화 

 

각종 어플이나 프로그램의 편의성이 증대에 따라 HR업무도 다양한 발전이 가능합니다. 근래 많이 사용되는 MicroSoft의 TEAMS만 보더라도, 마이크로소프트의 다양한 프로그램이 연결되어 다양한 형태의 화상 미팅을 진행할 수 있습니다. office 프로그램인 워드나 엑셀, 파워포인트 등은 너무나 당연하고, 원드라이브와 연계로 인해 과거 USB로 자료를 계속 옮기거나 컴퓨터를 바꿔 프로젝터에 연결하던 때는 구시대가 되어 버렸습니다. 

 

팀즈 미팅을 그대로 녹화하여 파일을 공유할 수 있음은 물론이며, 화이트보드 기능으로  다양한 참석자들이 서로 메모나 그림을 그리며 회의도 가능 합니다. 혹은 팀즈와 연결된 Form에서 Poll 기능을 활용하여, 회의에 대한 피드백이랄지 간단한 설문을 진행하는 등 의견 결정에도 응용이 가능합니다. 진행한 설문은 아래와 같이 실시간으로 빅데이터 형태로 나타나고, 그 위에 다시금 댓글을 달거나 이모티콘으로 동의하는 표시를 하는 등 다양한 소통이 가능 합니다. 

 

전체 직원 교육을 진행한다던지, 혹은 전사적 직원 설명, 안내 등 다양한 행사 등 HR에서 진행하는 다양한 업무가 IT 기술 발전과 함께 상당히 큰 혜택을 받고 있다고 절실히 느끼고 있습니다. 

 

외국계 기업이다 보니, 영어 소통이 가장 중요하면서도 기본적인 자질로 자주 언급 됩니다. 하지만, 근래에 제가 가장 자주 사용하는 새로운 IT기술은 파워포인트의 실시간 자막 기능 입니다. 외국계에서는  전체 직원 타운홀 (Townhall, 전체 직원에게 주기적으로 성과 안내 등을 하는 회의를 뜻함) 하는 경우가 많습니다. 과거 통역사가 있는 회사 근무 시에는, 외국 임원이 영어로 말을 하는 경우, 통역사가 한국어로 다시 설명을 하고 미팅을 진행하는 경우도 있었습니다. 하지만 이젠 그럴 필요가 없습니다!

PowerPoint에서 자동 캡션 또는 자막과 함께 실시간 프레젠테이션 - Microsoft 지원

파워포인트의 실시간 번역 자막 기능이 너무 막강해져서, 왠만한 의사소통이 될 정도라 생각될 정도 입니다. 업무의 효율성을 높이고, 부서간의 협업을 증대하기 위한 하나의 방법으로서 HR에서 교육의 형태로도 새로운 것을 선 학습 후 전달하는 경우도 많이 생기고 있습니다. 

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그 외 경비업체의 프로그램 설치를 위해 서버의 접근법이나 환경을 이해한다던지, 재택근무를 위해 외부에서 내부 인트라넷 접속 방법을 직원들에게 안내 하는 등, HR로서 익혀야 할 IT의 범주가 날이 갈수록 넓어지고 있습니다.

 

인사 업무의 본질은 변하지 않지만, 변화하는 환경에 맞춰 효율적으로 업무를 진행하는 것이야 말로 유연한 조직 운영에 가장 많이 관여하게 되는 인사담당자의 자세라 하겠습니다. 다양한 IT 발전을 경험하시고, 여러 시도를 통해 효율적인 업무를 진행할 수 있는 스마트한 인사담당자가 되시길 기원합니다. 

 

읽어주셔서 감사합니다.