연말이 지나고 나면, 연초에 바로 회계감사가 진행 됩니다. 대부분의 업무는 회계팀에서 주도적으로 진행하는 사항들이지만, 인사팀이야 말로 회사의 비용이 많이 사용하는 부서 중 하나이기에 회계감사에 검토되는 사항들이 많습니다.
가장 크게 반영되는 인건비 부터, 각종 자산 관련 내역 및 조직 변화와 규정까지 어떤 내용들이 검토되고 어떤 자료로 증빙이 되는지 확인해 보겠습니다.
인건비 관련 자료
아무래도 제일 중요한 것이 인건비 관련 사항입니다. 조직도, 인동변동내역, 급여 대장, 인센티브나 상여금 지급 대장, 인센티브 산정 내역, 퇴직자의 퇴직금 지급 증빙 등 지급되는 내역과 관련된 다양한 사항을 확인 받습니다. 회계감사라는 것이, 다양한 비용으로 계산된 것에 오류가 있는지 검토하는 것이다 보니, 변화가 있는 것에 중점을 맞춰 자주 문의를 받곤 합니다. 예를 들면 아래와 같습니다.
- 급여 지급 지급 시기 기준은 어떻게 산정하는지 (10일 입사자, 20일 입사자 급여 주는 것이 어느 기준으로 달라지는지 여부) : 입사일 다른 입사자별 첫 급여 시점이 어떻게 반영되었는지에 대한 증빙 자료
- 미지급 급여 여부 : 입사 시기에 따라 회계연도에 미지급급여 발생분이 있는지 급여 대장과 비교
- 인센티브 급여 지급 기준에 관한 사항 : 대상자 별 지급된 인원과 지급되지 않은 인원에 대한 설명 자료 (인센티브 계산 자료)
- 퇴직연금 산정이 어떻게 계산되었는지 : 계산된 내역과 지급된 은행 자료
- 연차충당금 : 미사용 연차를 어떻게 계산하고 연차충당금으로 반영하는지 설명자료 (내년 예상 비용으로 산정되는 충당금 (Accural)로서, 계산 내역에 대한 자료를 요청하는 경우가 대부분입니다)
제출하는 자료는 기본적으로 조직도, 급여 대장, 인센티브 산정내역, 퇴직연금 운영 내역 등을 제출 합니다. 대부분 위와 같이 은행에서 발급되는 이체 자료를 증빙으로 제출 합니다. 예외적인 사항이 있다 할지라도, 그에 대한 사유나 논리적인 설명이 뒷받침된다면 큰 문제는 없었습니다. 이 사항들은 대부분 기본적인 감사 내역이기에, 초보 회계사 분들이 담당하는 경우가 많았고, 그에 따라 인사 제도 및 회사 정책에 대해 상세히 설명해야 하는 경우도 종종 있습니다.
자산 관련 자료
회사 자산들과 관련된 자료에 대해서도 많은 질문과 자료 요청을 받습니다. 고정자산이랄지, 주기적으로 갱신되며 관리되는 회사 전반적인 자산들에 대한 자료와 규정 등에 대해 확인을 받습니다. 대부분 고정자산으로 들어간 투자금, 비용, 그리고 감가상각으로 처리되는 내역들을 확인하기 위해서 입니다. 주로 요청을 받는 자료 형태는 아래와 같습니다.
- 사무실, 창고 등에 대한 현황 : 임대차 계약서, 입주 시 진행한 리모델링 시공 계약서, 그와 관련한 지급 증빙 내역
- 콘도 회원권, 회사 보험 증권
- 법인차량 현황 : 차량 계약서, 각 차량 운행 마일리지 자료
- 자산관리 현황 자료 : 감가상각이 적용되는 PC, 사무용 가구 등 각종 회사 자산에 대한 관리 현황 자료
법인 차량의 경우, 운행 마일리지를 작성하는 것이 필수 사항으로, 각 차량에 대한 마일리 자료가 반드시 작성되어야 합니다. 운행 관리가 되고 있으며, 실제 업무용으로 사용되고 있다는 것을 증빙하기 위함으로서 아래와 같이 간단한 양식으로 작성되어도 무방 합니다. 과거 법인용 차량이 무분별하게 개인용도로 사용되는 것에 대해 검토하기 위해 생겨난 양식으로 알고 있습니다.
회사에 따라 엄격하게 관리하는 자산 관리 경우, 산리스트와 함께 회사 책상 및 의자 등 가구를 포함한 모든 자산에 번호를 붙이고 관리하기도 합니다. 실제 자산과 폐기된 자산, 잔여 자산의 개수 등을 확인하는 절차가 진행되는 경우도 있으니 참고하시기 바랍니다.
그외 추가 자료
인건비 및 조직 변경에 관련된 사항에 대한 자료 요청도 받습니다. 조직도, 입퇴사자 포함한 월별 인원 변동 현황, 입사자 명단 및 관련 계약 내용, 퇴사자 명단과 퇴직연금 지급 내역 등 일반적인 사항을 파악할 수 있는 자료를 기본으로 제공합니다. 특별히 양식에 대한 제한이 있지는 않고, 감사를 진행하는 회계사에게 필요한 내역을 확인하여 간략하게 작성해서 제출 합니다.
추가적으로 급여가 지급되는 규정이 포함된 급여지급규정이랄지, 퇴직연금 운용 규정, 혹은 전반적인 규정을 포함한 취업규칙의 규정 내용 또한 설명 및 자료 요청을 받기도 합니다. 경우에 따라 가변적으로 적용되는 것이 아닌, 규정에 따라 합리적으로 자산이 운용되고 있는지 여부를 확인하는 것이라 이해됩니다.
매해 꽤나 준비를 많이 했다 생각 했는데, 정리하고 나니 좀 간단해 보이기도 합니다. 아무래도 감사를 진행하는 회계법인과 회계사에 따라 자료 요청 부분이 상이한 부분이 있고, 회계감사 기간에도 중점적으로 검토하는 분야가 매년 달라지기 때문에 정형화된 양식이나 대응이 있는 것 같지는 않습니다.
회계 감사 시 인사팀이 이런 자료들을 요청받는다는 개괄적인 이해에 도움 되셨기 바랍니다.
감사합니다.
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