전사적 행사를 진행하는 업무는 대부분 HR에서 진행을 하게 됩니다.
외국계 중 간혹 HR소속이 아니면서 office manager, facility manager 등이 있기도 한데, 굳이 우리나라 식으로 해석하자면 인사총무 역할에 가까운 역할일 것 같습니다. 국내 기업에서는 인사팀 업무 담당자가 없다면, 경영지원 내 팀원이 관련 전직원 행사를 준비하는 경우도 많습니다.
저희 회사에서는 매년 초 전직원 경영전략 발표를 위한 신년회를 진행하고, 연말에는 전직원 성과 결과 안내를 위한 연말 행사를 진행 합니다. 그 외 경우에 따라 연중 전체 직원 워크샵이나 간단한 활동 등을 운영하고 있습니다.
올해 연초 정신없는 일정 와중에, 연초 전직원 경영전략 회의를 진행한 절차에 대해 정리해 보겠습니다.
일정 및 계획 확인
제일 중요한 것은 일정을 확정하는 것입니다. 일정이 있어야 장소 확정도 가능하고 참석자에게 미리 안내도 가능 합니다.
상위 임원 등 다수 참석자가 있다면 이분들의 일정부터 조율해서 행사 일정을 확정하는 것이 중요 합니다. 빠르면 2개월 최소 1개월 이전부터 일정에 관해 논의하고, 준비를 해야 조율이 가능합니다.
일정이 확정된다면, 관련하여 행사 진행 계획표를 논의 합니다. 어떤 주제로 행사를 진행하며, 참석 규모에 따라 어떤 장소가 필요한지에 대해서도 확인 합니다. 계획표에서 각 회의 진행 주제도 중요하지만, 행사를 진행하는 입장에서는 시작 시간, 종료 시간, 필요 장소 규모, 식사 여부 등의 내용들을 미리 파악하는 것이 더 중요 합니다.
대략적인 계획이 파악되었다면, 사용 가능한 예산 범위를 확인 합니다.
기존 행사로 사용된 예산이 있다면 유사한 범주 내에서 고려 가능하며, 처음 진행하는 행사라면 대략 인당 사용 금액을 산정하고 장소 대여 등 행사 내용에 맞는 예상치를 종합해 보고 후 예산 확정을 합니다. 빠지는 요소가 없는지 회사 내에서 확인 가능한 체크리스트나 양식 등을 적극 활용하여 행사 준비에 이상이 없도록 만전을 기합니다.
장소 서칭 및 상세 계획 확정
일정과 참석규모, 예산 등이 확인되었다면, 가용한 장소를 조사할 수 있습니다. 회사 주변 연회장이 있는 호텔부터 예산 허용 범위에 따라 장소를 찾아 봅니다. 연초엔 다양한 기업행사가 진행되다 보니, 예약이 가능한지 여부부터 확인해야 합니다. 일자와 참석 인원를 안내하고, 희망하는 연회장 예약이 가능하다면 예약 후 바로 현장 답사를 진행하면 됩니다.
현장 답사 시에는 아래와 같은 사항들을 확인 합니다.
- 행사에 걸맞는 장소 규모와 행사 진행에 무리가 없는지 여부
- 전체 인원의 좌석 배치도 (강의형, 원형테이블, 혹은 파티 테이블 등)
- 행사 진행에 필요한 사용 기구들 (프로젝터, 마이크, 단상 등)
- 행사 관련 접수처, 홍보물 및 배너 등 배치 가능 여부
- 식사 및 식수, 간식 등의 배치 여부
- 참석 인원들의 동선 (추가 장소, 화장실 등) 및 차량 주차
- 위 모든 내역을 포함한 견적서 및 현장 담당자 확인 등
위 사항들을 회사 내에서 보고에 필요한 방문 장소의 현장 사진 등과 함께 비교하여 결정 할 수 있도록 준비 합니다. 2~3군데 방문 후 가능한 곳을 우선순위를 정하여 보고 한다면 결정 승인을 받는데 어려움은 없을 것입니다. 호텔 부터 확인이 가능하지만, 지역 및 이동 수단에 따라 외곽의 연수원 등 규모 대비 상대적으로 저렴한 곳도 많이 있습니다. 장소가 확정되면이동 시간 및 수단 등도 함께 고려될 수 있도록 가급적 신속하게 전체 안내를 진행 합니다.
장소 조사와 함께 같은 기간 동안 상세 계획을 확정해야 합니다. 가령 행사 내 발표 내용 정리, 발표자 및 발표 자료 준비, 사전 준비가 필요한 사항이 있는지 여부 등 행사 진행자가 모든 행사 진행 내용을 알 수 있도록 주도적으로 안내하고 자료 등을 관리 해야 합니다.
각종 내용을 확인 하면서, 전체 행사 일정 진행표 등을 확정하고 정리하는 것을 추천 드립니다. 발표 시간 배분 및 휴식 시간, 식사 시간 등도 배분하고, 필요한 사항을 다 포함했는지 지속 확인 합니다.
행사 준비, 진행 및 마무리
행사 2~3일 전부터는 실제 행사 진행에 필요한 준비물과 함께 행사 전반에 필요한 물품들이 잘 준비되었는지 확인이 필요 합니다. 각종 발표자료 및 진행에 필요한 컴퓨터부터, 포인터, 배너 등 회사 안내 자료 및 프린트, 좌석 배치 및 행사 진행 관련 자료, 행사 진행에 필요한 간식 등 준비하고, 모든 장비를 해당 장소에 미리 세팅을 하는 것도 좋은 방법 입니다. 만약 가능하다면 리허설을 진행하는 것도 좋습니다. 실제 행사 진행을 하듯 장비 확인을 하고, 자료 등 배치가 잘 되어 있는지, 필요 서류 및 안내는 제대로 되는지 등 참석자 입장에서 행사가 원활히 진행되는지 여부를 꼼꼼히 살펴 봅니다. 추후 준비 내역 및 결과 보고 등을 위해서 세팅된 장소의 사진을 여러장 찍어두는 것도 추천 드립니다.
행사 진행 시에는, 계획 외 발생하는 변수가 있는지를 살피고, 시간 관리를 잘 하는 것이 핵심 입니다. 또한 지속적으로 결정권자와 의견을 나누고 상황에 맞게 미리 대응할 수 있도록 각각의 담당자를 지정해 두는 것이 좋습니다. 행사 진행 및 발표 자료 담당, 연회장 장소 관리, VIP 및 직원 관리 등 역할을 분담하여 즉각 대응이 될 수 있도록 합니다.
행사가 끝난 후에는 회사 자료나 기기 등을 잘 회수하고, 비용을 정산하는 작업이 진행 됩니다. 행사 진행 관련 직원들의 피드백을 듣고, 그 자료를 모아서 최종 비용 내역과 함께 정리한다면, 훌륭한 결과보고서로서 활용이 가능 합니다.
이런 전체 직원 참여 행사 경우, 짧게는 하루 내, 길게는 3~4일의 일정을 진행하는 일임에도, 준비하는 입장에서는 2달여 전부터 업무를 진행하고 행사 이후에도 처리해야 할 업무가 많은 것이 특징입니다. 일정에 맞춰 업무 방향 및 범위를 산정하고 시간에 맞게 업무를 진행하는 것 뿐 아니라, 행사 전반에 대해 꼼꼼하게 운영할 수 있는 능력 또한 요구 됩니다.
인사 담당자로서, 이런 대규모 행사를 진행을 통해 다양한 것도 배우고 스스로도 성장할 수 있는 좋은 경험을 많이 할 수 있어서 다행이라고 생각합니다. 앞으로 행사 준비하시는 데 도움이 되셨으면 합니다.
읽어주셔서 감사합니다.
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