조직도와 관련한 인사 담당 업무 (조직도 제대로 만들면 인사업무가 편하다!)

요즘 외국계에서는 Workday나 Success Factor 등과 같은 HRIS (HR Information System : 인사 정보 시스템)을 많이 사용해서, 예전과 같은 조직도를 사용하지 않는 경우도 많습니다. 

 

하지만 규모가 작은 기업이랄지, 시스템을 도입하지 않는 곳은 여전히 회사 정책에 따라 조직도를 사용하는 곳이 많고, 이 경우 조직도의 관리는 인사팀이 담당하게 됩니다. 그렇다면, 회사의 전략 및 문화, 처우 등 다양한 목적에 부합하게 조직도가 작성되어 있는지 반드시 확인해 보시기 바랍니다. 인사 담당자가 조직도를 보고 조직의 형태에 대해서 이해가 안된다면, 조직도를 변경하는 것을 고민하셔야 합니다. 

 

제가 새로운 회사의 인사팀에 입사하면서 제일 먼저 요청하는 것이 취업규칙 및 각종 규정 자료와 조직도 입니다. 앞서 다른 회사의 조직도로 회사의 정보를 확인하는 것과 마찬가지로, 자신의 회사 조직도를 통해 관련되는 인사 업무를 이야기 해보겠습니다. 

 

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조직 : 부서별 업무 및 직무 체계 정리 

 

모든 회사가 완벽하진 않지만, 그 형태가 조직도에서도 불거진다면 이건 추후 인사팀의 골머리를 썩게하는 숙제가 됩니다. 예를 들면, 조직도 내에서 직무가 명확히 정의되지 않아 어느 부서 소속인지 명확히 구분이 되지 않는다던지, 너무 많은 보고 라인이 연결된다던지, 조직도 자체가 복잡한 형태를 띠는 경우가 있습니다. 

위는 제가 일한 회사 중 한 외국계의 조직도 였습니다. Management Team의 역할을 보여주는 내용이라 전달을 받았는데, 조직도 내에서 보고 라인의 형태가 복잡하고 Management Team 이 아닌데도 포함되어 표시되거나, 색의 구분에 대한 의미가 불분명한 상태였습니다. 가령, 위에서 Communication & Sales Marketing과 IT Contact는 Management Team 소속이 아니었고, 상단의 짙은 Sales와 Sevice는 Marketing Management와 같이 Management Team 소속이었습니다. 더구나 다른 각 팀들은 소수의 인원이었음에도 불구하고, 각각 페이지로 작성되다 보니 부서간의 협업 형태랄지 일관된 조직도의 형태가 나타나지 않고 있었습니다. 

 

이 조직도와 함께 조직의 형태를 확인한 결과, 1) 부서별 업무 분할이 모호하게 되어 있는 점, 2) 부서간 협업 관계가 원활히 진행되지 않은 점, 3) 그리고 조직 내 직무가 불분명하게 정의되어 업무가 비효율적으로 운영되고 있는 문제점 등이 있었습니다. 

 

그래서, 이와 관련하여 대두된 HR 업무는 아래와 같습니다. 

• 부서간 명확한 업무 구분 및 각 부서 소속에 대한 보고라인 재정립
• Management Team 및 그 외 각 역할에 따라 조직도 내에서 명확한 구분
• 개별 직원에 대한 명확한 직무 정의 (Job Description) 구분과 책임 범위 소재 구분

회사의 운영 형태가 제대로 정리되지 않는다면, 간결한 조직도가 나올 순 없습니다. 사업의 형태를 가장 잘 설명하는 조직도를 보기 쉽게 정리하는 것이야말로, 조직 및 업무의 효율성을 증대하고 긍정적인 업무 환경을 구축하기 위한 가장 중요한 인사 업무 중 하나라고 생각 합니다. 이것은 인사 담당자로서 기업의 사업 전략을 가장 잘 이해하고 내/외부 환경 변화에 맞춰 지속적인 조직개편을 하는데에도 가장 중요하게 갖춰야할 업무 역량이라 하겠습니다.  

 

 

규정 및 보상 : 역할에 따른 규정 및 보상 체계 수립

 

혼돈의 조직도가 정리된다면, 업무에 따른 팀이 형성되고 다양한 팀이 구성된 사업부의 형태로 조직도가 작성 됩니다. 팀장, 사업부장의 역할을 맡게되는 분들은 여러명의 직원을 통솔하고 그에 상응하는 책임 및 권한이 필요합니다. 책임은 위에서 언급한 Job description으로 정의할 수 있으며, 권한은 회사 내부 규정에 따라 정의할 수 있습니다. 가령 인사 결정 권한은 취업규칙이나 채용 관련 규정에서 정의하고, 비용 승인 권한 등은 내부 결제권한 관련 규정에서 정의합니다. 이러한 절차나 규정이 미비되어 있다면, 이 또한 인사에서 정리하고 담당할 과제가 됩니다. 몇 외국계에서는 승인 절차 권한을 Delegation of Authority 라고 하여, DoA라고 칭하곤 하며, 이 규정은 비용과 연계가 되어 있다보니 Finance 에서 관리를 하기도 합니다. 

 

이와 연계하여 가장 중요한 인사 업무 중 하나는 보상체계를 수립하는 것입니다. 

이전 글에서 사용한 조직도 예시를 가지고 설명하자면, 제일 상위에 있는 직원은 A, B에게 직접 보고를 받는 직원이고 그 팀원수가 15명 입니다. 또한 그 아래 A, B로 나눠진 형태가 있으며, A의 경우 직접 보고 받는 직원 수가 9명 입니다. 이 경우, 제일 상단의 직원은 2개의 팀을 거니는 리더의 형태로 그에 상응하는 권한이 부여되며, 그렇다면 보상 또한 연계가 되어야 합니다. A직원이 C직원보다 더 큰 책임을 지니고, 더 큰 보상을 받는 것은 당연합니다. 

이렇게 나눠지는 권한에 의해 각각 사업부장, 팀장 등의 명칭으로 직위를 구분하고 그에 따른 보상을 책정하는 것이 중요합니다. 가령, C직원이 A직원의 업무를 담당하게 되었는데, 과중된 업무에 비해 보상이 연계되지 않는다면 직원의 이탈을 예상하지 않을 수 없습니다. 그래서 권한 및 책임 범위가 확장되는 경우, 조직도 내에서는 보기 쉽게 다른 색으로 구분을 하기도 합니다.

 

결국 조직도를 정리하게 되면, 역할에 따른 직무를 정립하게 되고 그에 따른 보상체계를 수립하게 됩니다. 요약하자면, 사업부장, 팀장 혹은 매니저 등을 명확히 구분하면, 그에 걸맞는 급여와 처우에 대한 기준을 정립하는 것이 중요한 인사 업무 중 하나라 하겠습니다. 

 

 

리더쉽, 교육, Talent management : 발전 및 변화에 대한 대비

조직도로 회사 사업 형태가 정리되고, 조직이 정비되고, 보상체계가 수립 되었다면, 앞으로의 변화에 대해서도 고민할 시기 입니다. 위 조직도에서 A 직원이 퇴사를 한다면, C나 D 직원이 진급하여 수행이 가능한지, 그렇지 않다면 이유는 무엇인지 확인하고 논의 합니다. 내부 직원의 지속적인 발전을 위해 논의하고 도움을 주는 것이 직원 교육 계획의  목적 입니다. 

 

팀을 운영한다는 것은 다양한 역량을 요구 합니다. 보통 리더쉽 교육을 통해 팀을 효율적으로 운영하고 인력 개발을 하는 방법, 내부 커뮤니케이션을 원활히 하여 팀의 목적을 달성하기 위한 화합을 하는 리더쉽 모델 등 다양한 교육을 제공합니다. 리더가 팀을 잘 운영하지 못한다면 팀원들의 효율적인 업무 달성을 기대하기 어렵기 때문에 시기적절한 리더쉽 교육을 필수 입니다. 

 

이와 관련해서, 추후 리더를 양성하고 역량이 뛰어난 인력을 재배치 하며 효율적인 조직을 운영하는 것을 Talent management라고 칭하고 있습니다. 과거에 국내 기업에서는 핵심인재 관리라는 명칭으로 업무를 했습니다. 인력관리 및 성과평과 관리 등을 통해 적재 적소에 인력을 배치하고 추후 리더로 성장할 수 있는 핵심인재들을 관리하면서, 새로운 팀 생성이나, 리더의 공석 발생 시 신속히 대응할 수 있도록 대비하는 중요한 인사 업무 중 하나 입니다. 

 

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인사팀의 주기적인 업무 특성 상 월별, 분기별, 연간 행정 업무에만 끌려다닐 수도 있습니다. 하지만, 인사 업무야 말로 기업에서 가장 중요한 인력 자원에 가장 밀접하게 연계되어 있는 업무이다 보니, 전략적으로 참여할 수 있는 기회가 무궁무진하다고 생각 합니다. 조직에 대한 문제를 인사 전문가의 관점에서 접근하여 해결할 수 있다면 장기적으로 조직의 생산성 향상 및 효율성 증대, 업무하기 좋은 문화 등의 구축 또한 가능 합니다. 

 

이처럼 조직도에서부터 확장이 가능한 인사팀 업무를 지속적으로 고민한다면, 전략적인 인사담당자로서의 경험을 많이 축적하실 수 있으리라 생각 합니다. 

 

감사합니다.