외국계 뿐 아니라, 국내 기업에서도 외국인 임원분들 관련 업무가 많이 발생 합니다.
회사 마다 외국인 임원 업무의 범위가 다르지만, 업무 시작/종료, 비자, 급여 및 세금, 입출국 및 거주지, 가족 관련 보조까지 다양한 업무가 있습니다. 대부분의 업무가 채용, 보상, 총무 업무 등이 확대되어 적용되다 보니, 관련 업무는 당연 인사팀의 담당자가 진행 하게 됩니다. 간혹, 비서가 있는 임원이라면 도움을 받을 수도 있습니다.
그간 외국인 임원 관련 진행했던 업무가 어떤 것들이 있는지 정리해 보겠습니다.
Expat task 준비
외국인 임원 혹은 직원이 한국에 들어오면, 외국계에서는 expatriate (혹은 Internation Assignee) 라 칭하고 업무가 진행 됩니다. 가장 먼저 진행되는 것은 당연 expat과 본사와의 처우 협의 등이겠지만, 보통 현지 HR 담당자는 이 급여 처우 사항에 관여되지는 않습니다. 현지 세금 및 물가 관련된 사항에 대해서는 문의를 받는 경우가 있습니다. 예를 들어, 필수 세금 비율이랄지, 집세 현황, 차량 등에 대한 연간 비용 등을 문의 받습니다.
현지 HR에서 Expat 업무가 시작되는 것은 확정된 offer letter 혹은 Assigment letter가 전달된 이후 입니다. 외국인 임원이 한국으로 발령되는 것이 확정되고, 직책 및 날짜, 그 외 세부 사항이 조율된 이후에는 신속히 일정 지연이 되지 않도록 진행을 해야 합니다.
비자 및 입국 정착 관련 업무
일정을 가장 조율하기 어려운 것이 비자 관련된 사항입니다. 대기업 경우, 이 비자 업무를 직접하는 경우도 있지만, 사실 비자는 대행업체를 맡기는 것이 훨씬 효율적입니다. 단순 비자만 담당하는 대행업체는 많이 있지만, Expat / Impat 업무가 많은 외국계에서는 전반적인 업무를 처리하는 리로케이션 업체 (Relocation service agency)를 많이 사용 합니다.
여지껏 업무한 대부분 외국계 회사에서는 주로 산타페리로케이션 업체와 업무를 진행 했습니다. 비자 및 이사, 국내 거주지 서칭까지 모두 관리 가능하며, 해외 지사와 대사관 등의 원활한 커뮤니케이션으로 인한 신속한 업무 처리가 장점이라 생각 합니다.
기업 지원 리로케이션
해외파견인력 관리 싼타페 리로케이션은 글로벌 모빌리티 회사로써 해외 파견 주재원의 해외 이사, 이주 후 입주, 비자, 정착 서비스 및 해외파견인력 […]
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유사한 업체로 크라운 리로케이션이 기업 서비스를 제공하는 것으로 알고 있습니다. 기업별, 업무별 담당자가 정해져 긴밀하게 업무 처리를 할 수 있다는 장점이 있습니다.
회사 소개 | Crown Relocations
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(개인적인 경험으로, 소개만 드리는 것이며, 따로 제가 수익이 생기는 것은 아니니 잘 비교해 보시고 선택하시기 바랍니다.)
개괄적인 비자 및 입국관련 확인 사항은 아래와 같습니다.
- 취업 비자 종류 확인 : 거주 대사관 및 한국 이민국 등 연계하여 회사에서 지원 가능한 비자 종류 및 필요 서류, 절차 등 확인하여 준비, 관련 업체 선정 혹은 직접 절차 진행
- 입국 시 : 입국 시 발행 비자 종류 확인, 관련하여 취업 비자 진행 관련 절차 조율
- 정착 관련 : 거주지 (임시 거주지, 임기 기간 내 거주지), 출퇴근 관련
- 가족 : 가족 비자 및 보험 등 관련, 자녀 학교 등
비자 진행 시 개인 서류, 회사에서 발급해야 하는 서류, 현지에서 입국 전 준비해야 하는 서류 등 다양한 내역을 미리 확인하고 신속하게 정리될 수 있도록 진행이 필요 합니다. 특히나, 제출 서류 등은 1~2개월 이내 발급된 원본을 요구하는 경우도 있기에, 업체와 논의하여 모든 서류를 단시간에 준비할 수 있어야 합니다.
비자의 종류와 현 거주하고 있는 국가, 그리고 출입국-외국인정책 본부에서 정하는 기준에 따라 차이는 있지만, 기본적인 서류는 대략 아래와 같습니다.
- 개인 서류 : 여권, 사진, 이력서, 현지 회사의 재직 증명서, 최종학력 증명서
- 회사 서류 : 사업자등록증, 등기부등본, 납세 관련 증빙 서류, 초청사유서 (Invitation letter), 거주제공 확인서
- 본사 서류 : 파견 명령서 (dispatch order letter)
거주지가 미리 정해지지 않았다면, 단기 임대가 가능한 레지던스 같은 곳을 확보해서 아래와 같은 거주/숙소 제공 확인서를 제출해야 하니, 참고하시기 바랍니다.
모든 서류 제출 후, 출입국 사무소에 직접 방문하여 인터뷰도 진행 합니다. 특별한 이상이 없다면 인터뷰 이후 외국인등록증 (ARC : Alien Residence Card)가 발급되고, 국내에서 세금 처리랄지 통장 발급 등이 가능하게 됩니다.
급여 지급 및 세금 관련 사항
국내에서 급여를 지급하기 위한 절차를 진행하기에 앞서, 본사의 세금관련 담당자, HR 담당자 등과 함께 급여 지급 항목 및 과세 항목, 세율 및 과세 비용 처리 관련 등에 대한 전반적인 조율을 진행합니다.
급여 항목 및 정착 지원금 등, 회사에서 지원되는 항목들의 모든 과세 금액을 표와 같이 정리해서 확인합니다. 나라별 소득세 등 세금 규모가 다르다 보니, 대부분의 expat 계약은 세후 금액을 고정으로 계약이 되는 경우가 많습니다. 대부분 외국인은 고정세율이 적용되다 보니, 세후 금액을 역산하여 회사의 비용 계획을 수립합니다. 관련 사항은 해외 본사에서 진행하는 경우도 있고, 혹은 PwC, 딜로이트 (Deliotte) 나 언스트앤영 (Ernst & Young) 등의 회계법인과 함께 업무하는 경우도 있습니다.
외국인 급여 처리 시 추가로 중요한 부분은 환율 부분 입니다. 변동환율을 적용하는 경우는 거의 없다보니, 지급하는 급여의 환율이 어떤 기준 환율인지 확인 후 계산하시기 바랍니다.
인건비 계획이 수립 되었다면, 이제 외국인의 통장 개설 및 급여 지급 등 행정적인 절차를 진행 합니다. 또한 세금 처리 및 증빙을 위해 급여명세서 (Salary slip) 등을 따로 발급하거나, 해외 본사와 비용 처리를 어느 Cost center로 지정하는지, 추후 예산을 어느 정도 계획해야 하는지 Finance 팀과 지속적인 협업을 하게 됩니다.
개인 복지 및 가족 혜택 업무
외국인이 한국에서 정착하기 위해서는 다양한 부분에서 업무가 발생합니다. 거주지 관련 특이 사항으로 인한 협상 문제랄지, 자녀 학교 관련 사항, 건강 검진 및 병원 치료, 혹은 근래 발생한 코로나 격리 면제 신청서 등 예상치 못한 업무가 생기곤 합니다. 팬더믹 시기 에는 식당 입장을 위한 QR 코드를 생성해야 하는데, 실명으로 본인인증 하는 것 또한 통신사를 방문하여 신청하기도 했습니다.
한국어 교육 관련 업체를 선정한다던지, 자녀의 학교에 회사로서 신원 보증을 해야 하는 경우도 있고, 가족의 차량 렌트를 도운 경험도 있습니다. 너무 다양한 업무가 있다 보니, 회사에서 HR이 담당을 하거나, 비서처럼 외국인 전담 업무를 정해 두는 것이 효율적입니다.
위 언급한 리로케이션 회사 외에도, 다양한 현지 문화 체험 등을 제공하는 기업이 많습니다. 외국인 거주 편의를 위해 교통편 이용 방법이랄지, 식당 등 주변 상가 등을 함께 방문하고, 여가 생활을 위한 근교 관광지도 안내 합니다.
국내 조직 및 조직 문화, 노동법 등 안내
대부분의 개인 비자 및 가족 등의 정착 관련 업무가 진행됨과 동시에, 사무실에서는 국내 조직의 특성과 조직문화, 직원 등의 특성 및 노동법 등 국내 업무에 필요한 인사 관련 정보를 전달 합니다. 근로기준법 경우, 국내에서 사업주 혹은 경영진이 반드시 지켜야 하는 의무사항 등을 중점적으로 안내 합니다. 노조나 노사협의회가 있다면 관련 역할에 대해서도 자세히 안내하는 것이 필요합니다.
조직에 관한 사항은, 인력관리 차원의 의견을 많이 전달하게 됩니다. 개인별 연공서열 및 한국 직책, 그리고 업무 성과에 따른 미묘한 관계 등은 특히 자주 논의하게 되는 주제였습니다. 나이에 따른 역할 분담이 아닌 성과에 따른 역할 분담 및 승진, 처우 변경 등 문화의 차이에서 발생하는 다양한 이견에 대해 지속적 논의가 필요 합니다.
International Assginee 업무 자체가 하나로 구분되기에는 명확한 경계선이 없다 보니, 전반적인 설명이 모호하게 된 듯 하여 아쉽습니다. 외국계 기업에서 경험한 업무들을 기반으로 언급한 것이니 참고만 하시고, 회사 내에서 진행된 이전 best practice 등을 활용하여 업무 진행 하시는데 도움이 되기 바랍니다.
감사합니다.
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