등기 변경 신고 절차 및 관련 서류 (임원 변경, 본점 이전, 정관 수정 등)
사업자 등기 변경 신고 업무가 있습니다.
단순한 업무이면서도 손이 많이 가고, 다양한 서류 양식 때문에 너무 시간이 많이 소요되는 업무이기도 합니다.
몇 년 사이 다양한 등기 변경 신고로 인해 이제 조금은 익숙해진 절차와 관련 서류들을 정리해 보겠습니다.
직접 등기 변경 신고도 가능할 수도 있겠지만, 저희 회사는 외국계이다 보니 해외에서 오는 서류나 내용들을 명확히 해야 하고, 신고에 오차가 없어야 하기에 모든 절차 및 준비는 법무사 사무소 도움을 받아 진행했습니다.
이 내용은 회사 쪽에서 준비해야 하는 절차 및 서류 내용만 정리한 것임을 참고하시기 바랍니다.
등기 변경 사항 파악 및 안내
등기 변경 사항을 잘 모르는 경우, 우선 회사 내 등록되어 있는 정관을 확인하고 내용 파악이 필요 합니다. 정관 내용과 함께 등기 변경으로 신고되어야 하는 사항을 파악해야 법무사 사무실에 문의가 가능 합니다.
등기 변경은, 주로 정관에 기재되어 있는 사항 중 변경이 있는 사항 중 변경이 발생한 경우, 정관을 변경하고 등기 신고를 하는 것을 지칭 합니다. 절대적 기재 사항 외에, 상대적, 임의적 기재사항이 있으며, 임의적 기재사항 중 이사, 감사의 수, 지점설치 및 이전 등으로 등기 변경 신고를 자주 진행 했습니다.
국내 등기 신고 서류
외국계이다 보니, 대부분의 등기 변경 신고는 등기 이사 변경 관련 사항 입니다. 3~5년 정도의 임기로 오시는 외국인 임원들이 많고, 정관에 등록되어 있는 등기이사 임기도 3년이다 보니 각각의 임기 기간에 따라 개별 변경 신고가 필요 합니다. 그러다 보니 거의 매년 1~2회씩 등기 변경 소요가 발생 하고 있습니다.
주로 등기 변경 신고를 한 항목은 아래와 같습니다.
- 등기 이사 변경 : 등기 이사의 신임, 사임, 재임 등 임기 기간에 따른 변경
- 등기 감사 변경 : 외부 등기 감사의 신임, 사임, 재임 등 변경
- 정관 변경 : 사업내용의 변경 등 정관 내용 개정으로 인한 신고
- 사업장 이전 : 정관에 기재된 사업장 소재지 이전으로 인한 신고
등기 변경을 위해서는 매번 제출하게 되는 기본 서류들은 아래와 같습니다.
- 공증용 위임장
- 주주명부, 정관
- 임시주주총회/이사회 시행 관련 확인서
- 진술서
- 임시주주총회의사록
- 이사회 의사록
- 등기 신청 위임장 : 법무사 사무실을 대행인으로서 권한을 위임하는 서류
- 주주, 처분위임장 : 회사의 임시주주총회 관련 진행 사항을 위임받는 서류, 대부분 회사 등기 신청을 진행하는 담당자가 대리인으로 선임
- 법인등기부등본, 인감증명서
상기 서류에 날인이 포함되는 모든 대상자는 개인인감증명서를 반드시 첨부자료로 제출해야 합니다. 한국에서 근무하는 외국인 대표의 경우에는 거주지 주민센터에 개인인감 등록 후 개인인감증명서를 발부 받을 수 있습니다.
이에 추가로 변경되는 사항에 따라 아래 서류들이 필요합니다.
- 이사회 소집절차 생략 동의서 : 대부분 이사회를 진행하지 않고 승인 받은 후 진행하기에 포함하는 서류
- 인감/개인신고서, 인감카드 계속 사용 신고서 : 대표이사 변경으로 법인인감 신고 권한자 변경 필요 시
- 취임 승낙서, 사임서 : 임기 변경된 등기 이사의 날인이나 서명이 포함된 원본 서류여야 하며, 서명하는 등기 이사의 관련 정보(주민등록표와 인감증명서, 혹은 공증된 여권 사본과 아포스티유 등) 첨부 필요
- 그 외 변경 사항에 따라 요구되는 관련 서류
외국계여서 부득이하게 영문이나 다른 언어로 서류가 제출되는 경우에는 국문으로 번역한 서류 또한 함께 제출해야 합니다.
상기 서류 내용은 제가 법무사 사무실과 업무를 하면서 진행한 기본적인 사항만을 기술한 내용입니다.
진행한 서류에 대한 기본 양식으로 참고만 하시고, 명확한 사항은 법무사 사무실과 직접 문의 하시기 바랍니다.
외국계 등기 이사 관련 추가 확인 사항
등기 이사 변경 시에는, 기존 등기 이사가 외국인이고, 국외에 거주하는 경우 추가로 확인할 사항들이 있습니다. 국내 거주 중인 외국인 경우는 한국인과 동일하게 거주 사실 증명로 인감을 등록하고 개인 인감 날인만 하면 되지만, 국외 거주 중인 외국인 경우 약간 다르게 적용 됩니다.
일본에 있는 외국인 경우에는 우리나라와 유사한 시스템 입니다.
- 주민표 : 우리나라 주민등록등본과 유사 합니다. 신분 및 거주지 증명을 위한 서류 입니다.
- 인감증명서 : 우리나라와 같이 주민센터 같은 곳에서 개인 인감을 등록하고 발급받는 서류 입니다.
그 외 싱가폴 경우는 서명 하고 여권사본을 공증 받았습니다.
- 공증 (notary) : 서류에 서명 및 날인하는 대상자가 신분증의 대상자와 맞다는 것을 확인하는 것을 의미 합니다. 이 확인을 위해서 공공 자격으로 공증을 진행하는 사무실이나 담당자의 공증 증명을 같이 받게 됩니다. 사본 복사 방지를 위해서 원본에 특별한 스티커나 두꺼운 끈 등과 함께 동봉되어 제공됩니다.
- 아포스티유 (Apostille) : 위의 모든 서류가 발행 국가의 적법한 서류가 맞다는 것을 증명하는 국제적 증빙 서류 입니다. 국가간의 합의로 인해 아포스티유가 있다면 타국에서도 제출되는 모든 서류를 적법하다고 판단할 수 있는 근거가 됩니다. 서류를 발급하는 나라와 아포스티유 협약이 되어 있는지 여부는 영사관 홈페이지 최신 협약 가입국현황을 참조하시기 바랍니다.
https://www.0404.go.kr/consulate/consul_apo.jsp
아포스티유&영사확인 > 외교부 해외안전여행
아포스티유&영사확인 재외국민의 영사서비스를 위한 정보를 제공합니다. “아포스티유 확인” 이란? · 한 국가에서 발행한 문서가 다른 국가에서 사용되는 사례가 급격히 증가하고 있는 가운
www.0404.go.kr
그 외 나라는 각 나라의 공증 제도와 아포스티유 협약국 상태에 따라 다를 수 있으니 법무사와 잘 확인해 보시기 바랍니다.
법무사 사무소와는 상기 서류들이 제대로 갖춰져 있는지 주기적으로 확인하고, 모든 서류가 갖춰진 후에는 법무사 사무실에 원본 서류를 전달하여 등기 신고 절차를 완료 했습니다. 상기 서류가 다 갖춰진 후에는 등기 신고는 약 2~3일 정도가 소요 되었으며, 등기 변경 사항에 따라 법무사 대행 수수료는 약 30만원~70만원 정도로 다양 했습니다.
매년 진행하는 업무임에도 다양한 상황에 따른 변경 사항과 관련 서류들이 복잡해서 항상 정리를 하고픈 마음에 작성하게 되었습니다.
다시 말씀 드리지만, 제가 작성한 내용은 개인의 경험을 단순 정리한 것일 뿐이며, 이에 따른 내용으로 인해 법적 책임을 지지 않습니다. 관련한 상세 사항은 관련 전문가 상담을 추천 드립니다.
업무를 정리하시는데 도움이 되셨기 바랍니다.
읽어주셔서 감사합니다.