면접 조율 및 절차의 정석 (회사 문화나 분위기 파악 가능)

면접 절차는 회사와 지원자가 서로를 확인하는 중요한 절차 입니다.
서류 전형 결과를 안내 함과 동시에, 면접 조율을 하는 과정에서 최초로 통화를 한다거나 개별 연락을 취하게 되며, 지원자 또한 추가 문의를 할 수 있는 개별 채널을 안내 받게 됩니다.

이러한 절차 중 지원자가 전화를 받는 방식이랄지, 연락이 신속히 되는 여부, 혹은 면접 당일 면접 대기 자세 등은 지원자의 성향을 파악하는데 참고가 되곤 합니다. 이와 동일하게 지원자 또한 회사의 안내 방식, 면접 조율 및 진행에 따라 회사의 성향을 파악해야 한다고 생각 합니다.

여기에서는 제가 생각하는 이상적이고 표준적인 면접 절차에 대해 정리해 보고자 합니다. 

저도 업무에 다 반영하고 실행하고 있진 못하지만, 그래도 최대한 노력하여 좋은 인상을 전달하려 노력 중입니다. 참조하셔서 면접 과정 중 회사의 성향을 파악하는데 도움 되시기 바랍니다.

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서류 전형 기간은 어느 정도가 적절한가?

이상적인 서류 전형 결과 안내는, 지원자의 지원 이후 2주 이내라고 생각 합니다.

사실 인사팀 및 각 부서장 이력서 검토는 몇 시간 이내에 결정되기도 하지만, 지원 이후 너무 빨리 결과를 안내하는 것 또한 지원자에 대한 예우가 아닌듯 합니다. 

 

우선 순위의 업무를 먼저 처리하고 지원서를 확인하는 시간이 지연된다던지, 서류를 검토해야 하는 담당자가 출장 등으로 자리를 비우는 경우, 혹은 다른 지원자와 비교하여 한 번에 결정을 하는 경우 등, 다양한 사유로 인해 추가적인 시간이 소요되기도 합니다.

 

서류 전형에 합격하여, 면접이 예정되는 경우에는, 면접관들 일정 부터 확인하고 연락을 하기에 서류 전형 결과 안내는 조금 더 늦어질 수도 있습니다. 

 

이 모든 것을 감안하여 이상적인 서류 전형 결과 안내는 지원 후 2주 이내이지만, 어쩔수 없이 지연되는 경우, 최대 3주 이내에는 안내를 해야 한다고 생각 합니다. 이 모든 것은 채용 절차에 대한 업무 중요도 및 진행 속도를 단적으로 보여주는 것이며, 회사의 업무 문화 형태와 긴밀하게 연계되어 있다 생각 합니다. 저의 경우, 지원서에 대해 3주 이후에도 연락이 없는 회사는 아예 지원자에 대한 예의가 없다고 판단하고 지원서를 철회 합니다.  

 

저희 회사 지원자의 서류가 이와 같이 오래 대기하지 않도록, 서류 검토 대기자에게 안내하는 것이 시간 내에 이뤄질 수 있도록 주 3회 (월/수/금) 지원자 현황을 관리하고, 각 지원 날짜 대비 2주가 경과하기 전에 서류 전형 결과를 안내하고 있습니다. 서류 전형이 불합격인 경우에도 빠지지 않고 메일 안내를 하는 것은 너무 당연 합니다.

 

 

면접 조율은 어떤 것이 이상적일까?

면접 조율 전, 우선 면접관의 면접 가능일을 확인 합니다. 

면접일은 확인 시에는 면접관에게 최소 3일 이후의 일정을 요청 합니다. 월/화요일 경우, 금요일 일정이나 그 다음주 초 일정을 조율해 둡니다. 

 

이는 면접자 또한 준비시간을 가지고 면접을 참석하도록 배려하기 위함입니다. 

 

면접 조율 시, 반드시 지원자에게 유선 연락을 합니다. 

만약 유선 연락이 닿지 않는다면, 문자로 번호를 남겨 반드시 통화를 먼저 하고 있습니다. 

 

통화 시에는 대략 다음과 같은 안내 및 문의를 하게 됩니다. 

일정이 확정되었다면, 면접일자/시간/장소 등 내용을 정리하여 메일로 다시 발송 합니다.

건물 위치를 나타내는 지도를 넣거나, 혹은 다양한 네비게이션 어플로 연결되는 단축링크를 입력하기도 합니다.

자주 발송되는 메일이기에, 시스템에 동일 양식으로 저장하여 사용하고 있습니다. 

 

혹시 채용 시스템이 없는 경우에는, 아웃룩 양식이나 혹은 워드 양식 등으로 아래와 같이 절차에 맞게 정리해두면 업무를 더 효율적으로 운영할 수 있습니다. 

면접 당일에는 면접 참석 확인 차 오전 중에 유선 연락를 하고 있습니다. 

중소기업이고, 간혹 연락 없이 불참하는 경우도 있다 보니, 당일 일정 확정을 위해서 입니다. 

서치펌이나, 파견업체를 통해 지원한 경우는, 해당 업체에서 미리 확인하고 연락을 주고 있기도 합니다.

 

 

면접 진행 및 추후 절차

면접자가 면접 장소에 도착하면, 면접자 성함 확인 후 면접 절차에 대해 간략하게 안내 합니다. 

코로나로 인해 면접장에서 음료 섭취 등을 금하고 있어, 미리 대기실에서 음료 섭취를 하고 면접장에서는 마스크를 착용한 채 면접 진행하는 것으로 안내를 하고 있습니다. 

 

면접 진행 절차는 이전 글 참조하시기 바랍니다. 

2022.03.30 - [Human resources] - 면접관도 교육이 필요합니다! (면접관 & 면접 스킬 = 회사 이미지)

면접관도 교육이 필요합니다! (면접관 & 면접 스킬 = 회사 이미지)

면접 종료 후에는 주차권 확인 등 문의와 함께 결과 안내 소요 시간에 대해서 간략하게 안내 합니다. 

그리고, 서류 전형과 동일하게 최대 2주일이 경과하지 않도록 결과에 대해 안내 합니다. 

불합격 경우 연락을 안하는 회사가 상당히 많은데, 이는 회사 이미지에 전혀 도움이 되지 않는다고 생각 합니다. 

 

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업무를 하다 보면, 노력하다 해도 잘 안되는 경우가 있고, 지연되는 경우도 있습니다. 특히, 면접자의 일정이 여러날에 걸쳐 조율되는 경우, 최종 합격자 선발에 어려움도 있고 부득이하게 오래 전 진행된 지원자의 결과 안내가 지연되는 경우도 발생 합니다.

 

그래도, 최종 결과가 합격이던, 불합격이던, 지원자를 존중하고, 진행 내용에 대한 안내를 하는 것은 기본이라 생각 합니다. 구직자의 입장에서 지원자의 대우를 존중받지 못하는 경우라면, 직원으로서 존중 받는 것을 기대할 수 있을까요?

 

참고하셔서 좋은 기업을 찾는데 도움 되시기 바랍니다. 감사합니다.